GOLDCERTGOLDCERTGOLDCERT

Yönetim Sistemleri Belgelendirme Kuralları

Yönetim Sistemleri
Belgelendirme Kuralları

Belgelendirme SüreciYönetim sistemlerinin belgelendirilmesi ile ilgili aşağıdaki görselde bulunan aşamalara göre işlemler gerçekleştirilecek ve belgeler yayınlanarak süreç tamamlanacaktır.

Belgelendirme tetkikleri iki aşamadan oluşmakta olup, 1.Aşama Tetkik ve 2.Aşama Tetkik olarak isimlendirilmektedir.

 
1.Aşama Tetkikin Planlanması

– İş Geliştirme bölümü tarafından hazırlanan Teklifin kuruluş tarafından onaylanması sonrası Planlama Koordinatörü kuruluş yetkilisi ile irtibata (e-mail, faks, telefon) geçer ve Hizmet Talep Formunda belirtilen tarihe göre tetkik planlaması yapar. Kuruluş sözleşmenin imzalandığı tarihten itibaren 6 ay içinde 1.Aşama tetkiki kabul etmezse başvurusu iptal edilir.

– Kuruluşun belgelendirme faaliyet kapsamına (başvuru kapsamı yanıltıcı yada muğlak ifade içermemelidir) göre GOLDCERT İş Geliştirme Prosedürü Tablo 6 ve Tablo 7’de tanımlanan risk grupları baz alınarak 1.Aşama tetkikin masabaşında mı yoksa kuruluş yerinde mi yapılacağı belirlenir. Masabaşında gerçekleştirilecek tetkiklerde de Tetkik Planı hazırlanarak kuruluş onayı alınarak tetkik gerçekleştirilir. Bu faaliyetleri Planlama koordinatörü takip eder.

– Kuruluşun belgelendirme faaliyet kapsamına (başvuru kapsamı yanıltıcı yada muğlak ifade içermemelidir) göre İş Geliştirme Prosedürü Tablo 8, 9 ve 10’da tanımlanan risk grupları baz alınarak 1.aşama tetkikin masabaşında
mı yoksa kuruluş yerinde mi yapılacağı belirlenir. Masabaşında gerçekleştirilecek tetkiklerde de Tetkik Planı hazırlanarak kuruluş onayı alınarak tetkik gerçekleştirilir. Bu faaliyetleri Planlama koordinatörü takip
eder.

– ISO 9001:2015 belgelendirme 1.Aşama tetkikleri, İş Geliştirme Prosedürü Tablo 8: ISO 9001:2015 Belgelendirmelerine İlişkin EA Kodlarına Göre Belirlenen Risk Gruplarında verilen risk faktörü sınıflandırma tablosuna göre kuruluş
faaliyet kapsamı yüksek ve/veya en yüksek risk gruplarında ise kuruluş yerinde, orta ve/veya düşük risk gruplarında ise kuruluş yeri ziyaretine gerek olmaksızın masabaşında, ISO 14001:2015 belgelendirme 1.Aşama tetkikleri, İş Geliştirme Prosedürü Tablo 9: ISO 14001:2015 Belgelendirmelerine İlişkin EA Kodlarına Göre Belirlenen Risk Gruplarında
verilen risk faktörü sınıflandırma tablosuna göre kuruluş faaliyet kapsamı orta, yüksek ve/veya en yüksek risk gruplarında ise kuruluş yerinde, düşük risk grubunda ise kuruluş yeri ziyaretine gerek olmaksızın masabaşında, İş
Geliştirme Prosedürü Tablo 10: ISO 45001:2018 Belgelendirmelerine İlişkin EA Kodlarına Göre Belirlenen Risk Gruplarında verilen risk faktörü sınıflandırma tablosuna göre kuruluş faaliyet kapsamı orta ve yüksek gruplarında ise kuruluş yerinde, düşük risk grubunda ise kuruluş yeri ziyaretine gerek olmaksızın masabaşında ve
ISO 22000:2018 – ISO 13485:2016 tetkiklerinde tüm kategori ve kapsamlarda kuruluş yerinde gerçekleştirilir.

– Tetkik ekibi ile kuruluş koordinasyonunu, Tetkik ekibinin ulaşım ve konaklama ile ilgili lojistik destek faaliyetlerini Planlama Koordinatörü organize eder. Atanan tetkik ekibi bilgileri, tarihlere göre Baş Tetkikçi tarafından oluşturulan Tetkik Planının hazırlanmasına müteakip tetkik ekibine ve kuruluşa iletilir ve onayı alınır.

– Tetkik Planı 1.Aşama raporlarında soru başlıklarına göre oluşturulur.

– Tetkik ekibine kuruluştan itiraz gelirse bu faaliyetler GOLDCERT Geribildirim Prosedürüne göre yürütülür.

– Tetkik planı ile ilgili kuruluştan gelen değişiklik önerileri Baş Tetkikçi tarafından değerlendirilir.

– Planlama Koordinatörü tetkik ekibine gerekli olan tetkik paketi ve bilgilerini gönderir.

– Tetkik, 1.Aşama Tetkikin Gerçekleştirilmesi maddesinde belirtilen esaslara göre gerçekleştirilir.

 
1.Aşama Tetkikin Gerçekleştirilmesi

–  Tetkik planlamasından sonra; ISO 9001:2015 belgelendirme 1.Aşama tetkikleri, İş Geliştirme Prosedürü Tablo 8: ISO 9001:2015 Belgelendirmelerine İlişkin EA Kodlarına Göre Belirlenen Risk Gruplarında verilen risk faktörü sınıflandırma tablosuna göre kuruluş faaliyet kapsamı yüksek ve/veya en yüksek risk gruplarında ise kuruluş yerinde, orta ve/veya düşük risk gruplarında ise kuruluş yeri ziyaretine gerek olmaksızın
masabaşında,
ISO 14001:2015 belgelendirme 1.Aşama tetkikleri, İş Geliştirme Prosedürü Tablo 9: ISO 14001:2015
Belgelendirmelerine İlişkin EA Kodlarına Göre Belirlenen Risk Gruplarında verilen risk faktörü sınıflandırma tablosuna göre kuruluş faaliyet kapsamı orta, yüksek ve/veya en yüksek risk gruplarında ise kuruluş yerinde, düşük risk grubunda ise kuruluş yeri ziyaretine gerek olmaksızın masabaşında, İş Geliştirme Prosedürü Tablo 10: ISO 45001:2018 Belgelendirmelerine İlişkin EA Kodlarına Göre Belirlenen Risk Gruplarında verilen risk faktörü sınıflandırma tablosuna göre kuruluş faaliyet kapsamı orta ve yüksek gruplarında ise kuruluş yerinde, düşük risk grubunda ise kuruluş yeri ziyaretine gerek olmaksızın masabaşında ve   ISO 22000:2018 – ISO 13485:2016 tetkiklerinde tüm kategori ve kapsamlarda kuruluş yerinde belgelendirme şartlarının oluşup oluşmadığı (2.aşama tetkik için hazırlık durumu), yönetim sisteminin kapsamı, dokümanların, kayıtların varlığı ve işletilip işletilmediği, prosesler, organizasyon, iş akışı, ürünler, yönetim sistemi ana hatları, tabi olunan standart ve mevzuat hakkında bir inceleme ve tetkik gerçekleştirilir.

– 1.Aşama tetkik sonrası 2.Aşama tetkik tarihinde mutabık kalınır. 1.Aşama tetkiki ile 2.Aşama tetkiki arasındaki süre 1.Aşama tetkiki sırasında belirlenen hususların çözüme kavuşturulmasına yönelik kuruluşun ihtiyaç duyacağı zaman dikkate alınarak belirlenir. 1.Aşama ile 2.Aşama tetkikleri birbirini takip edecek şekilde planlanabilir. 1.Aşama tetkikte uygunsuzluk tespit edilmişse bu uygunsuzluklar kapatılmadan 2.Aşama tetkike geçilmez. 1.Aşama ile 2.Aşama tetkiki arasındaki süre 3 ayı geçemez. Bu sürenin aşılması durumunda 1.Aşama tetkiki tekrarlanır.

– Kuruluş yönetim sistemini etkileyecek önemli değişiklikler olursa, GOLDCERT gerçekleşen değişikliği değerlendirir ve 1.Aşama tetkikin tamamını veya bir kısmının tekrarını gerçekleştirebilir. 1.Aşama tetkik ile ilgili sonuçlar 2.Aşama tetkikin ertelenmesine veya iptal edilmesine yol açarsa, kuruluş bu konuda 1.Aşama Tetkik Raporları ile bilgilendirmektedir.

 
Masabaşında Gerçekleştirilen 1.Aşama Tetkik

– Planlama koordinatörü tetkik onayına istinaden gerekli dokümantasyonun kuruluştan temini ve ilgili baş tetkikçiye ulaştırılmasını sağlar. Bunlar:

  • Kuruluş bilgilerinin doğrulanması (Ticari ve yasal bilgiler, çalışan, tesis, saha, şube bilgileri, kapsam, 2.Aşama tetkiki için kaynaklar üzerinde mutabakat)
  • Dokümante edilmiş bilgilerin gözden geçirilmesi
  • Kuruluşun statüsünün gözden geçirilmesi ve özellikle temel performansın veya önemli hususların, proseslerin, hedeflerin ve yönetim sisteminin çalışmasının tanımlanmasıyla ilgili standart şartlarını anlamak,
  • Aşağıdakiler dahil yönetim sisteminin kapsamı ile ilgili gerekli bilgileri elde etmek:
    1. Kuruluşun sahası/sahaları,
    2. Prosesler ve kullanılan teçhizat,
    3. Oluşturulan kontrol seviyeleri (özellikle birden fazla sahası olan kuruluşlarda),
    4. Uygulanabilir durumsal ve düzenleyici (yasal) şartlar
  • Aşama tetkike yönelik kaynak tahsisini gözden geçirmek ve 2.Aşama tetkikin ayrıntıları üzerinde kuruluş ile anlaşmaya varmak
  • Yönetim sistemi standardının veya diğer hüküm ihtiva eden dokümanlar bağlamında, kuruluşun yönetim sisteminin yeterli bir şekilde anlaşılmasının sağlanmasıyla, 2.Aşama tetkikin planlanmasına odaklanmak,
  • İç tetkiklerin ve yönetimin gözden geçirmesinin planlanıp planlanmadığı ve gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin değerlendirilmesi ve uygulanan yönetim sisteminin uygulama seviyesi ile kuruluşun 2.Aşama tetkik için hazır olup olmadığını değerlendirmek.

– Tetkik Ekibi kuruluş tarafından gönderilen dokümantasyonu inceler.

– Dokümantasyon incelemesi ile ilgili yetersiz bilgi ve tereddütlü bir durum tespit edilirse Baş Tetkikçi 1.Aşama tetkikin kuruluş yerinde devam ettirilmesi kararını verebilir. Bu durumda saha tetkiki planlaması 1.Aşama Tetkikin Planlanması maddesine göre gerçekleştirilir.

– Tetkik sonrası Baş Tetkikçi 1.Aşama Tetkik Raporunu hazırlar. Herhangi bir uygunsuzluk varsa bu da Uygunsuzluk Raporu ile kayıt altına alınır. Baş tetkikçi Tetkik Dosyası Kapak Formunda belirtilen evrakları tamamlayarak tetkikin sonuçlanmasını müteakip tetkik dosyasını Operasyon Müdürüne iletir.

– Tetkik Raporu www.goldcert.com.tr “Müşteri Portalı” bölümüne yüklenerek kuruluşun erişimine açık hale getirilir ve uygunsuzluklar tespit edilmişse bunlar kapatılmadan 2.Aşama tetkike geçilmez. Uygunsuzlukların kapaması ile ilgili olarak Uygunsuzluk Raporunda belirtilen hususlar kuruluş tarafından dikkate alınmalıdır. Olumlu 1.Aşama tetkiki sonrası veya uygunsuzlukların kapatılması sonrası Operasyon Müdürü 2.Aşama tetkik ekibini oluşturur.

 
Kuruluş Yerinde Gerçekleştirilen 1.Aşama Tetkik

– Planlanan zamanda tetkik ekibi kuruluş yerine, ofisine, tesisine 1.Aşama tetkik için gider.

– Tetkik açılış toplantısı ile başlar. Kuruluş yetkilileri ve tetkik ekibi toplantıda hazır bulunur. Tetkik Katılım Formu ile katılımcılardan imzaları alınır.

– Açılış toplantısı GOLDCERT Belgelendirme Prosedürü Açılış ve Kapanış Toplantıları maddesine uygun olarak gerçekleştirilir.

– 1.Aşama tetkikte aşağıdaki hususlar tetkik ekibi tarafından incelenir ve raporlanır. Bu bilgiler aynı zamanda 1.Aşama Tetkik Raporunda detaylı şekilde belirtilmiştir.

Bunlar:

  • Kuruluş bilgilerinin doğrulanması (Ticari ve yasal bilgiler, çalışan, tesis, saha, şube bilgileri, kapsam, 2.Aşama tetkiki için kaynaklar üzerinde mutabakat)
  • Dokümante edilmiş bilgilerin gözden geçirilmesi
  • Kuruluş mahallini ve sahaya özgü koşulları değerlendirmek ve 2.Aşama tetkike hazırlığın belirlenmesindeki kuruluşun personeli ile müzakereleri yapmak
  • Kuruluşun statüsünün gözden geçirilmesi ve özellikle temel performansın veya önemli hususların, proseslerin, hedeflerin ve yönetim sisteminin çalışmasının tanımlanmasıyla ilgili standart şartlarını anlamak,
  • Aşağıdakiler dahil yönetim sisteminin kapsamı ile ilgili gerekli bilgileri elde etmek:
    1. Kuruluşun sahası/sahaları,
    2. Prosesler ve kullanılan teçhizat,
    3. Oluşturulan kontrol seviyeleri (özellikle birden fazla sahası olan kuruluşlarda),
    4. Uygulanabilir durumsal ve düzenleyici (yasal) şartlar
  • Aşama tetkike yönelik kaynak tahsisini gözden geçirmek ve 2.Aşama tetkikin ayrıntıları üzerinde kuruluş ile anlaşmaya varmak
  • Yönetim sistemi standardının veya diğer hüküm ihtiva eden dokümanlar bağlamında, kuruluşun yönetim sisteminin ve saha operasyonlarının yeterli bir şekilde anlaşılmasının sağlanmasıyla, 2.Aşama tetkikin planlanmasına odaklanmak
  • İç tetkiklerin ve yönetimin gözden geçirmesinin planlanıp planlanmadığı ve gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin değerlendirilmesi ve uygulanan yönetim sisteminin uygulama seviyesi ile kuruluşun 2.Aşama tetkiki için hazır olup olmadığını değerlendirmek.

– Tetkik sonunda tetkik ekibi toplantısında bulgular, gözlemler, uygunsuzluklar ve objektif deliller hakkında fikir alışverişinde bulunur.  GOLDCERT Belgelendirme Prosedürü Açılış ve Kapanış Toplantıları maddesine uygun olarak gerçekleştirilen kapanış toplantısında Baş Tetkikçi tarafından uygunsuzluklar ve bulgular kuruluş yetkililerine iletilir. Herhangi bir uygunsuzluk varsa bu da Uygunsuzluk Raporu ile kayıt altına alınır.

– 1.Aşama Tetkik Raporu www.goldcert.com.tr “Müşteri Portalı” bölümüne yüklenerek kuruluşun erişimine açık hale getirilir ve uygunsuzluklar tespit edilmişse bunlar kapatılmadan 2.Aşama tetkike geçilmez. Uygunsuzlukların kapaması ile ilgili olarak Uygunsuzluk Raporunda belirtilen hususlar kuruluş tarafından dikkate alınmalıdır.

– Baş Tetkikçi Tetkik Dosyası Kapak Formunda belirtilen evrakları tamamlayarak tetkik dosyasını Operasyon Müdürüne iletir.

– Olumlu 1.Aşama tetkiki sonrası veya uygunsuzlukların kapatılması sonrası Operasyon Müdürü 2.Aşama tetkik ekibini oluşturur.

 
2.Aşama Tetkikin Planlanması

– 1.Aşama tetkik sonrası 2.Aşama tetkik tarihinde mutabık kalınır. 1.Aşama tetkiki ile 2.Aşama tetkiki arasındaki süre 1.Aşama tetkiki sırasında belirlenen hususların çözüme kavuşturulmasına yönelik kuruluşun ihtiyaç duyacağı zaman dikkate alınarak belirlenir.

– Olumlu bir 1.Aşama tetkiki sonrası veya uygunsuzlukların kapatılması sonrası Planlama Koordinatörü kuruluş yetkilisi ile irtibata (e-mail, faks, telefon) geçer ve 2.Aşama Tetkik planlaması ile ilgili teyitleşilir.

– 1.Aşama ile 2.Aşama tetkikleri birbirini takip edecek şekilde planlanabilir. 1.Aşama tetkikte uygunsuzluk tespit edilmişse bu uygunsuzluklar kapatılmadan 2.Aşama tetkike geçilmez. 1.Aşama ile 2.Aşama tetkiki arasındaki süre 3 ayı geçemez. Bu sürenin aşılması durumunda 2.Aşama tetkik planlanmayıp, 1.Aşama tetkik tekrar edilir.

– Tetkik ekibi ile kuruluş koordinasyonunu, Tetkik ekibinin ulaşım ve konaklama ile ilgili lojistik destek faaliyetlerini Planlama Koordinatörü organize eder. Atanan tetkik ekibi bilgileri, tarihlere göre Baş Tetkikçi tarafından oluşturulan Tetkik Planının hazırlanmasına müteakip tetkik ekibine ve kuruluşa iletilir ve onayı alınır.

– Tetkik ekibine kuruluştan itiraz gelirse bu faaliyetler GOLDCERT Geribildirim Prosedürüne göre yürütülür.

– Tetkik planı ile ilgili kuruluştan gelen değişiklik önerileri Baş Tetkikçi tarafından değerlendirilir.

– Planlama Koordinatörü tetkik ekibine gerekli olan tetkik paketi ve bilgilerini gönderir.

– Tetkik, 2.Aşama Tetkikin Gerçekleştirilmesi maddesinde belirtilen esaslara göre gerçekleştirilir.

 
2.Aşama Tetkikin Gerçekleştirilmesi

– Olumlu bir 1.Aşama tetkik veya 1.Aşamadaki uygunsuzlukların kapatılmasından sonra 2.Aşama tetkik gerçekleştirilir.

– 2.Aşama tetkik kuruluşun yönetim sistemi etkinliğini ve uygulamasını tetkik etmek için gerçekleştirilmektedir. 2.Aşama tetkik, kuruluşun talep değerlendirme aşamasında belirlenmiş olan (varsa çoklu alan örneklemesi sonrası tetkik edilecek sahalar) tesislerinde, sahalarında yapılır.

– 2.Aşama tetkikte belgelendirme programı şartlarına uygunluk tetkiki örnekleme esasına göre tetkik ekibi tarafından önceden mutabık kalınmış tetkik planına uygun olarak gerçekleştirilir.

– Tetkik açılış toplantısı ile başlar. Kuruluş yetkilileri ve tetkik ekibi toplantıda hazır bulunur. Tetkik Katılım Formu ile katılımcılardan imzaları alınır. Açılış toplantısı GOLDCERT Belgelendirme Prosedürü Açılış ve Kapanış Toplantıları maddesine uygun olarak gerçekleştirilir.

– 2.Aşama tetkikte sahada Tetkik Raporunda belirtilen hususlar ile ilgili objektif deliller, gözlemler, bulgular, uygunsuzluklar not edilir ve Tetkik Raporu, Uygunsuzluk Raporu ve S-F.67 Tetkikçi Notları ile kayıt altına alınır.

– 2.Aşama tetkikte aşağıdaki hususlar Tetkik Raporunda belirtilen sorulara göre incelenir. Bunlar:

  • Dokümantasyonun standart ve kuruluş kapsamına uygunluğu
  • Belirtilen dokümanların etkin bir şekilde uygulandığı ve kayıtlarının tutulması
  • Tabi olunan yasal şartların yerine getirilmesi
  • Kuruluş ile ilgili prosesler
  • Operasyonel prosesler ve kontrolü
  • Yönetimin sorumluluğu ve kaynaklar
  • Sistemsel uygulamalar (Politika ve hedefler, programlar, doküman-kayıt kontrolü, iç tetkik, yönetimin gözden geçirmesi, kaynaklar, iyileştirme, veri analizi, proses ve ürün-hizmet izlemesi, planlama)

– Tetkik kapanış toplantısı öncesi tetkik ekibi 1.Aşama ve 2.Aşama tetkik bulguları, uygunsuzlukları, gözlemler ve delilleri inceler ve tetkikçi toplantısında tetkik ile ilgili tavsiye kararı verilir.

– Tetkik sonunda GOLDCERT Belgelendirme Prosedürü Açılış ve Kapanış Toplantıları maddesine uygun olarak kapanış toplantısı gerçekleştirilir. Baş Tetkikçi tarafından uygunsuzluklar ve bulgular kuruluş yetkililerine iletilir. Herhangi bir uygunsuzluk varsa bu da Uygunsuzluk Raporu ile kayıt altına alınır.

– Baş Tetkikçi, tetkik kanıtı veya bulguları ile ilgili kuruluş ve tetkik ekibi arasında farklılaşan görüşleri çözme girişiminde bulunmalı ve çözümlenmemiş hususları kayıt altına almalıdır.

– 2.Aşama tetkiki sonrası tetkik raporu hazırlanır ve www.goldcert.com.tr “Müşteri Portalı” bölümüne yüklenerek kuruluşun erişimine açık hale getirilir. Bu tetkikte belgelendirme kısmındaki tavsiyelerden biri verilir. Belgelendirme Müdürü tarafından verilecek karar belgelendirme, belgelendirmeme, takip tetkiki yada uygunsuzlukların kapatılması sonrası belgelendirme şeklinde olabilmektedir.

– Ulaşılamayan tetkik hedefleri yada acil ve önemli bir risk (örneğin, güvenlik) varlığını gösteren mevcut tetkik kanıtlarının ortaya çıkması durumunda, Baş Tetkikçi uygun eylemi belirlemek için kuruluşa ve mümkünse Operasyon Müdürüne bilgi ve rapor etmelidir. Bu tür eylemler, tetkik hedeflerinin yada tetkik kapsamının değiştirilmesi yada feshedilmesi, tetkik planının değiştirilmesi veya yeniden teyit edilmesi şeklinde olabilir. Baş Tetkikçi, alınan eylem sonucunu tetkik raporu Madde 2 Tetkik Özeti kısmında belirtir.

– Baş tetkikçi, kuruluş yerinde yapılan tetkik faaliyetlerinin ilerlemesinde ortaya çıkan tetkik kapsamına yönelik herhangi bir değişikliği kuruluş ile gözden geçirmeli ve bunu tetkik raporu Madde 2 Tetkik Özeti kısmında belirtmelidir.

– Uygunsuzlukların kapatılması sonrası Operasyon Müdürü tetkik dosyasını Belgelendirme Müdürüne iletir. Belgelendirme Müdürü tetkik dosyasını inceler ve karar verir. Sonuç uygun ise sertifika yayımlanır. Bu faaliyetler GOLDCERT Belgelendirme Prosedürü Belgelendirme Ekibi Çalışma Esasları maddesine uygun olarak gerçekleştirilir.

 
Uygunsuzluklar ile ilgili Düzeltici Faaliyet Çalışmalarının Gerçekleştirilmesi

– Tetkik sırasında görev alan tetkik ekibinin belirlediği uygunsuzluklar Uygunsuzluk Raporu ile kapanış toplantısında kuruluşa sunulur ve kuruluş ile mutabakat sağlanır.

– Uygunsuzluk: Bir şartın karşılanmamasıdır. Uygunsuzluklar iki türlüdür. Bunlar minör ve majör uygunsuzluklar olarak tanımlanır. (Majör Uygunsuzluk: Yönetim sisteminin amaçlanan sonuçlarına ulaşması yeteneğini etkileyen uygunsuzluk. Minör Uygunsuzluk: Yönetim sisteminin amaçlanan sonuçlarına ulaşması yeteneğini etkilemeyen uygunsuzluk)

– Doküman bazında kapatılan minör uygunsuzluğun bir sonraki tetkikte doğrulaması yapılırken uygunsuzluğun giderilmediğinin tespit edilmesi halinde uygunsuzluğun etkisine bağlı olarak minör uygunsuzluk majör uygunsuzluğa çevrilebilir.

– Bunun dışında tavsiye niteliğinde belirtilen geliştirme-iyileştirme fırsatları Tetkik Raporunda belirtilir. İyileştirme fırsatları ile ilgili olarak kuruluştan düzeltici faaliyet talebinde bulunulmaz ancak bir sonraki tetkikte bir faaliyet planı ve uygulaması görülememişse uygunsuzluk olarak değerlendirilebilir.

– Kuruluş, raporda belirtilen uygunsuzluklar ile ilgili olarak gerekli faaliyetleri planlar ve yürütür. Tetkik ekibi uygunsuzlukların kapatılması, düzeltmeler, düzeltici faaliyetler ve kök sebebi ile ilgili kuruluşa yönlendirme yapamaz. Uygunsuzluk raporu Düzeltici Faaliyet Doğrulama Yöntemi alanında belirtilen seçenek ile ilgili gerekli çalışmalar tamamlandığında uygunsuzluk kapatılmış olup, yapılan çalışmalar kuruluş tarafından Baş Tetkikçiye iletir. Bu süre 45 günü geçemez.

– Baş Tetkikçi düzeltici faaliyetleri inceler ve onaylar. Gerekli gördüğü hallerde kuruluş ile irtibata geçerek ilave bilgi, takip tetkiki (tam yada sınırlı) ve doküman isteyebilir. Kuruluş tespit edilen uygunsuzluk/lar ile ilgili belirlenen sürede düzeltici faaliyet çalışmasını tamamlayamaması ve/veya takip tetkiki sırasında uygunsuzlukları giderdiğini kanıtlayamaması durumunda belgelendirme ve yeniden belgelendirme tetkiki yapılmış olan kuruluş ise başvuru süreci yeniden başlatılır, gözetim tetkiki yapılmış olan bir kuruluş ise sertifikası ile ilgili Sertifikanın Askıya Alınması, Askıdan İndirilmesi, Geri Çekilmesi, İptali veya Kapsam Daraltma maddesine uygun olarak işlemler gerçekleştirilir.

– Tetkik dosyası Operasyon Müdürüne iletilir. Operasyon Müdürü kontrolü sonrası Belgelendirme Müdürüne tetkik dosyasını teslim eder.

– Belgelendirme Müdürü incelemesi sırasında da uygunsuzluklar tespit edilebilir, bu durumda evrak eksiklliği, kısmen yada tamamen tetkik tekrarı kararı verilebilir.

 
Takip Tetkiki

– Belgelendirme programı tetkiklerinde tetkik ekibi Takip Tetkiki kararı almışsa belirtilen uygunsuzlukların giderilmiş ve buna ilişkin düzeltici faaliyetlerin etkin şekilde yürütülmüş olduğunun belirlenmesi için takip tetkiki yapılır.

– Tetkiklerde sistemin genel işleyişini etkileyen uygunsuzluklar tespit edilmişse tetkikin tamamı yada bir kısmı yinelenir. Nihai karar Baş Tetkikçinindir. Baş Tetkikçi, uygunsuzluğun önemi, yerinde incelenmesi gereken bir konu olup olmadığı ve kuruluştaki şüphe ve yetersizliğe göre takip tetkik kararı verebilir.

– Takip tetkiki kuruluş yerinde yapılır. Tetkik sonunda Baş Tetkikçi nihai olarak tavsiye kararını kuruluşa sunar.

– Baş Tetkikçi, tetkik kanıtı veya bulguları ile ilgili kuruluş ve tetkik ekibi arasında farklılaşan görüşleri çözme girişiminde bulunmalı ve çözümlenmemiş hususları kayıt altına almalıdır.

– Kuruluş takip tetkiki kapsamındaki uygunsuzluk/lar ile ilgili takip tetkiki sırasında uygunsuzlukları giderdiğini kanıtlayamaz ise belgelendirme yada yeniden belgelendirme tetkiki yapılmış olan bir kuruluş ise Uygunsuzluklar ile ilgili Düzeltici Faaliyet Çalışmalarının Gerçekleştirilmesi maddesine göre, gözetim tetkiki yapılmış olan bir kuruluş ise sertifikası ile ilgili Sertifikanın Askıya Alınması, Askıdan İndirilmesi, Geri Çekilmesi, İptali veya Kapsam Daraltma maddesine uygun olarak işlemler gerçekleştirilir.

– Takip tetkiki raporu ve diğer tetkik dosyası evrakları tamamlanarak Baş Tetkikçi tarafından Operasyon Müdürüne iletilir. Operasyon Müdürü dosyayı inceler ve Belgelendirme Müdürüne iletir.

– Ulaşılamayan tetkik hedefleri yada acil ve önemli bir risk (örneğin, güvenlik) varlığını gösteren mevcut tetkik kanıtlarının ortaya çıkması durumunda, Baş Tetkikçi uygun eylemi belirlemek için kuruluşa ve mümkünse Operasyon Müdürüne bilgi ve rapor etmelidir. Bu tür eylemler, tetkik hedeflerinin yada tetkik kapsamının değiştirilmesi yada feshedilmesi, tetkik planının değiştirilmesi veya yeniden teyit edilmesi şeklinde olabilir Baş tetkikçi, alınan eylem sonucunu tetkik raporu Madde 2 Tetkik Özeti kısmında belirtir.

– Baş Tetkikçi, kuruluş yerinde yapılan tetkik faaliyetlerinin ilerlemesinde ortaya çıkan tetkik kapsamına yönelik herhangi bir değişikliği kuruluş ile gözden geçirmeli ve bunu tetkik raporu Madde 2 Tetkik Özeti kısmında belirtmelidir.

– Belgelendirme Müdürü tetkik dosyasını inceler ve GOLDCERT Belgelendirme Prosedürü Belgelendirme Ekibi Çalışma Esasları maddesine uygun olarak karar verir.

 
Belgelendirme Kararı ve Sertifikanın Düzenlenmesi

– Tetkik faaliyetlerinin tamamlanmasından sonra Operasyon Müdürü tetkik dosyasını (tetkik raporları, uygunsuzluk raporları ve düzeltmeler, başvuru dokümanları v.s.) Belgelendirme Müdürüne iletir.

– Belgelendirme, belgeyi verme veya vermeme, belgelendirme kapsamını genişletme veya daraltma, yeniden belgelendirme, askıya alma, askıdan indirme ve askıya almayı takiben geri çekme veya sertifikanın geri alınması ile ilgili sorumluluk GOLDCERT’e ait olup, tetkik raporların gözden geçirilmesi ve belgelendirme kararı taşere edilemez. Belgelendirme Müdürü GOLDCERT Belgelendirme Prosedürü Belgelendirme Ekibi Çalışma Esasları maddesine uygun olarak faaliyetlerini yürütmektedir.

– Minör ve/veya majör tüm uygunsuzluklar kapatılmadan belgelendirme, belgelendirmeyi sürdürme, yeniden belgelendirme, kapsam genişletme v.s. yapılamaz. Uygunsuzluklar, Uygunsuzluk Raporunda Baş Tetkikçi tarafından belirtilen yönteme (Düzeltici faaliyet planı, Evrak ile, Takip tetkiki, Yeniden-tekrar tetkik v.s.) göre kapatılır ve Baş Tetkikçi tarafından uygunluğu teyit edilir.

– Belgelendirme, yeniden belgelendirme, kapsam genişletme, kapsam daraltma,  transfer veya değişiklik (kapsam, adres, unvan)  tetkiki sonrası varsa uygunsuzlukların giderilmesi (Uygunsuzluk Raporu Düzeltici Faaliyet Yöntemi alanında belirtilen seçenek ile ilgili çalışmalar yapıldığında) ve Belgelendirme Müdürünün olumlu kararı ile Sertifika yayımlanır. Sertifika yayım tarihi genel olarak belgelendirme kararı ile aynı tarihtir.

– Belgelendirme Müdürü sertifikanın basımından sorumludur. Sertifika üzerindeki kuruluş ticari unvanı, kapsamı, adres bilgileri Hizmet Talep Formu, Kuruluş ticari sicil gazetesi (yada Ensaf sicil tasdiknamesi, vergi levhası şahış şirketleri için), faaliyet belgesi ve tetkik raporlarından kontrol edilir.

– Kuruluş, sertifikanın geçerli olduğu süre zarfında belgelendirme programına uymayı sürdürmelidir. Genel Hizmet Şartları ile bu hususlar teklif aşamasında kuruluş onayı alınarak sağlanır. Ayrıca gözetim tetkikleri ile kuruluş yönetim sisteminin uygulandığı ve sürdürüldüğü tetkik edilir.

 

Transfer Belgelendirme Süreci

Yönetim sistem sertifikalarının transfer edilmesi ile ilgili aşağıdaki görselde bulunan aşamalara göre işlemler gerçekleştirilecek ve belgeler yayınlanarak süreç tamamlanacaktır.

 

Transfer Tetkikinin Planlanması

– Transfer tetkiki, belgeli olan ve sertifikasının geçerliliği devam eden kuruluşların GOLDCERT’e transferinin sağlanması için yapılan tetkiktir.

– Kuruluş tarafından transfer ile ilgili talep edilen kayıtlar, sertifikalar istendikten sonra Operasyon Müdürü tarafından gerçekleştirilen gözden geçirme sırasında majör uygunsuzluk/lar varsa, geçerliliğini doğrulamak üzere transfer edilen kuruluşa bir ön transfer ziyareti de gerçekleştirilir. Transfer öncesi ziyaret bir tetkik değildir ve Operasyon Müdürü tarafından gerçekleştirilir. Operasyon Müdürünün EA kodu kuruluş için tutmaması durumunda ziyarette kapsamın doğrulanması için tetkikçi ve/veya teknik uzman/lar da yer alır.

– Tetkik süresi, tetkiki gerektiren hususların incelenmesi için yeterli olacak şekilde Operasyon Müdürü tarafından belirlenir ve Tetkik Ekibi Atama Formunda belirtilir.

– Tetkik ekibi ile kuruluş koordinasyonunu, Tetkik ekibinin ulaşım ve konaklama ile ilgili lojistik destek faaliyetlerini Planlama Koordinatörü yürütür. Baş Tetkikçi tarafından oluşturulan Tetkik Planının hazırlanmasına müteakip kuruluşa iletilir.

– Tetkik, Transfer Tetkikinin Gerçekleştirilmesi maddesinde belirtilen esaslara göre gerçekleştirilir.

 
Transfer Tetkikinin Gerçekleştirilmesi

– Transfer tetkikleri, IAF MD 2- Akredite Yönetim Sistem sertifikalarının transferi dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak gerçekleştirilmektedir.

– Transfer tetkiki, belgeli olan ve sertifikasının geçerliliği devam eden kuruluşların GOLDCERT’e transferinin sağlanması için yapılan tetkiktir.

– Transfer tetkikinde aşağıdaki hususlar incelenmektedir:

  • Kuruluş, uluslararası kabul edilen (IAF yada bölgesel-MLA Seviye 3 uygun olan durumlarda 4 ve 5) bir akreditasyon kuruluşundan akredite bir belgelendirme kuruluşu tarafından düzenlenmiş, geçerli ve aktif bir sertifikaya sahip olmalıdır. Askıda, askıya alınma şüphesi varsa, iptal durumda olan yada sertifika durumunun doğrulanamadığı sertifikalar için uygulanamaz. MLA anlaşması olmayan bir akreditasyon kuruluşundan alınan sertifikalar transfer edilmez yeni başvuru olarak ele alınır.
  • Transferi talep edilen sertifikayı düzenleyen Belgelendirme kuruluşu, faaliyetlerine devam ediyor olmalı ve Belgelendirme kuruluşunun akreditasyon yetki kapsamı uygun olmalıdır. Sertifikayı düzenleyen belgelendirme kuruluşunun akreditasyon süresi geçmişse, akreditasyonu askıya alınmış yada iptal edilmişse, geri çekilmişse veya ticari faaliyeti durmuşsa transfer uygulanamaz.
  • GOLDCERT, transfer edilen kuruluşun sertifikasını gözden geçirir. Bu inceleme, bir dokümantasyon incelemesi ve/veya ön transfer ziyareti vasıtasıyla gerçekleştirilir. Bu gözden geçirme sırasında majör uygunsuzluk/lar varsa, sertifikanın geçerliliğini doğrulamak üzere transfer edilen kuruluşa bir ön transfer ziyareti de gerçekleştirilir. Transfer öncesi ziyaret bir tetkik değildir ve Operasyon Müdürü tarafından gerçekleştirilir. Operasyon Müdürünün EA kodu kuruluş için tutmaması durumunda ziyarette kapsamın doğrulanması için tetkikçi ve/veya teknik uzman/lar da yer alır.
  • Transfer Ön İncelemesinde aşağıdaki hususlar gözden geçirilir:
    1. Kuruluşun belgelendirilmiş kapsamının GOLDCERT akreditasyon kapsamında (Standart ve EA kapsamı- MLA kapsamında) olup olmadığının teyidi
    2. Transfer isteme sebepleri
    3. Transfer yapılacak kuruluşun ilgili tüm adres ve saha/larının geçerli ve akredite sertifkaya sahip olup olmadığı
    4. İlk belgelendirme yada en son gerçekleştirilen yeniden belgelendirme tetkik raporları ve en son gözetim raporu; Bunlardan kaynaklanabilecek tüm uygunsuzlukların durumu ve belgelendirme süreci ile ilgili mevcut diğer dokümantasyon. Eğer bu tetkik raporları mevcut değilse veya gözetim tetkiki veya yeniden belgelendirme tetkiki, GOLDCERT’in tetkik programının gerektirdiği şekilde tamamlanmazsa, kuruluş yeni bir kuruluş olarak ele alınır
    5. Alınan şikayetler ve yürütülen faaliyetler
    6. Tetkik planı ve tetkik programı oluşturma ile ilgili hususlar. Varsa, düzenleyen belgelendirme kuruluşu tarafından oluşturulan tetkik programı gözden geçirilmelidir.
    7. Transfer edilen kuruluşun, yasal uygunluk açısından belgelendirme kapsamı ile ilgili yasama-yürütme organlarına karşı mevcut herhangi bir yükümlülüğü.
  • GOLDCERT aşağıdakiler tamamlanmadan Transfer Belgelendirmesini tamamlamaz. Bunlar:
    1. Açık olan tüm majör uygunsuzluklar ile ilgili düzeltme ve düzeltici faaliyetlerin uygulandığının GOLDCERT tarafından doğrulanması
    2. Açık olan tüm minör uygunsuzluklar ile ilgili olarak transfer edilecek kuruluştan gelen düzeltici faaliyet yada düzeltme planlarının GOLDCERT tarafından kabul edilmesi

– Kuruluş tarafından yukarıda belirtilen hususlar ile ilgili sunulan kayıtlar, Operasyon Müdürü tarafından incelenir. Potansiyel yada mevcut bir problem yoksa Operasyon Müdürü yukarıdaki konular ile ilgili yaptığı incelemeler sonucu bulgularını ve kanıtları Belgelendirme Müdürüne iletir.

– Transfer öncesi gözden geçirmesinde (doküman incelemesi ve/veya ön transfer ziyareti), transfer belgelendirmeyi engelleyen hususlar belirlendiğinde, GOLDCERT, transfer başvurusunda bulunan kuruluşu yeni bir kuruluş olarak ele alır. Bu kararın gerekçesi transfer edilecek kuruluşa yazı ile bildirilir ve bu kayıtlar saklanır.

– Karar mercii Belgelendirme Müdürü’dür. Bu faaliyetler GOLDCERT Belgelendirme Prosedürü Belgelendirme Ekibi Çalışma Esasları maddesine uygun olarak gerçekleştirilir.

– Transfer belgelendirmelerde sertifika geçerlilik tarihi Transfer edilen sertifikada belirtilen geçerlilik tarihi ile aynı tarihtir.

– Gözetim Tetkikleri önceki belgelendirme kuruluşunun gözetim tetkik periyodu baz alınarak Gözetim Tetkikinin Gerçekleştirilmesi maddesine uygun olarak gerçekleştirilir.

– Belgelendirme kuruluşlarının arasındaki işbirliği, etkin transfer süreci ve belgelendirmenin bütünlüğü için gereklidir. Talep edildiğinde, transfer edilen belgelendirme kuruluşu GOLDCERT’e tüm gerekli bilgi ve dokümantasyonu sağlamalıdır. Transfer edilen belgelendirme kuruluşu ile iletişim kurmanın mümkün olmadığı durumlarda, GOLDCERT gerekçeleri Transfer Tetkik Raporunda belirtir ve diğer kaynaklardan gerekli bilgileri almak için her türlü çabayı gösterir.

– Transfer edilen kuruluş, sertifikayı veren belgelendirme kuruluşunu, GOLDCERT tarafından talep edilen bilgileri sağlama konusunda yetkilendirir. Sertifikayı veren kuruluş, GOLDCERT’e transfer başvurusunda bulunan kuruluşun belgelendirme şartlarını yerine getirmeye devam ettiği sürece, kuruluşun GOLDCERT’e transferinin gerçekleştirildiği yönündeki bildirimi almasını takiben, kuruluşun sertifikasını askıya alamaz veya geri çekemez.

  • GOLDCERT ve/veya transfer edilen kuruluş, Sertifikayı veren kuruluşu akredite eden akreditasyon kuruluşu ile aşağıdaki durumlarda irtibata geçmelidir.
    1. Transfer belgelendirme için istenen bilgileri GOLDCERT’e vermemiş ise veya,
    2. Herhangi bir gerekçe göstermeksizin bildirim almasına rağmen kuruluşun sertifikasını geri çeker yada askıya alırsa
  • GOLDCERT transfer sertifikasını yayımladıktan sonra, sertifikayı veren kuruluşa bilgi verecektir.

– GOLDCERT isterse, kuruluşun farklı bir belgelendirme kuruluşu tarafından belgelendirildiğini gösterebilmek maksadıyla kuruluş sertifikası üzerinde ilk belgelendirme tarihini belirtebilir.

– GOLDCERT; başka bir belgelendirme kuruluşu tarafından transfer edilen sertifikalar ile ilgili olarak kuruluşun yetkilendirmesi durumunda transfer edecek belgelendirme kuruluşu ile işbirliği sağlayacaktır.

 

Yeniden Belgelendirme Süreci

Yönetim sistemlerinin yeniden belgelendirilmesi ile ilgili aşağıdaki görselde bulunan aşamalara göre işlemler gerçekleştirilecek ve belgeler yayınlanarak süreç tamamlanacaktır.

Yeniden Belgelendirme Tetkikinin Planlanması

– Yeniden belgelendirme tetkikine girilebilecek son tetkik tarihinden en az 2 ay önce kuruluşlar ile irtibata geçilir. Kuruluşlar telefon, email yada faks yolu ile yeniden belgelendirme tetkiki konusunda bilgilendirilir.

– Kuruluş yeniden belgelendirme talebinde bulunmaz ise sertifika geçerlilik süresi sonunda geçerliliğini kaybeder. Yeniden belgelendirme talebinde bulunur ise; kuruluş bilgileri güncellemesi Hizmet Talep Formu ile yapılır. Bu güncel bilgilere uygun olarak Yeniden Belgelendirme ile ilgili tekliflendirme ve onay işlemleri GOLDCERT İş Geliştirme Prosedürüne göre yürütülür. Bu işlemler sonrası Planlama Koordinatörü kuruluşlar ile irtibata geçer.

– Yeniden belgelendirme tetkiki en geç, belgelendirme karar tarihi baz alınarak 36 ayı geçmeyecek şekilde gerçekleştirilmiş olmalıdır.

– Sertifika geçerlilik tarihinden sonraki bir tarihte tetkik talep edilirse bu tetkik yeniden belgelendirme değil ilk belgelendirme olarak ele alınır. 1.Aşama ve 2.Aşama tetkikleri uygulanır.

– Tetkik ekibi ile kuruluş koordinasyonunu, Tetkik ekibinin ulaşım ve konaklama ile ilgili lojistik destek faaliyetlerini Planlama Koordinatörü yürütür. Baş Tetkikçi tarafından oluşturulan Tetkik Planının hazırlanmasına müteakip kuruluşa iletilir ve onayı alınır. Tetkik ekibine kuruluştan itiraz gelirse bu faaliyetler GOLDCERT Geribildirim Prosedürüne göre yürütülür.

– Tetkik, Yeniden Belgelendirme Tetkikinin Gerçekleştirilmesi maddesinde belirtilen esaslara göre gerçekleştirilir.

 
Yeniden Belgelendirme Tetkikinin Gerçekleştirilmesi

– Sertifika geçerlilik süresi bitimine yaklaşan kuruluşlarda sertifikanın yeniden düzenlenebilmesi için kuruluş sisteminin ilgili standart gereklerine uygun ve etkin olarak sürdürülmekte olduğunun ve sürekliliğinin sağlandığının görülmesi gerekmektedir. 3 yıllık sertifka süresi boyunca gerçekleştirilen gözetim tetkiklerinde tüm sistem maddeleri ve bölümler her tetkikte incelenmediği için 3 yılın sonunda tüm sistemin bir bütün olarak tetkik edilmesi gerekmektedir. Tüm sistemin yeniden tetkik edilmesi amacıyla yeniden belgelendirme tetkiki gerçekleştirilir.

– Yeniden belgelendirme tetkiki en geç, belgelendirme karar tarihi baz alınarak 36 ayı geçmeyecek ve belirlenen 36 aylık süreden uygunsuzluk maksimum kapama süresi olan 45 gün önce gerçekleştirilir. Bu sürenin geçmesi durumunda sertifika geçerlilik tarihinden makul bir süre önce de yapılabilir uygunsuzluk ile ilgili düzeltici faaliyetler ve yeniden belgelendirme karar süreci sertifika geçerlilik süresinden önce olmalıdır.

– Yeniden belgelendirmede 1.Aşama tetkiki uygulanmaz. 2.Aşama tetkiki gibi süreç işlemektedir. Ancak yeniden belgelendirme öncesi kuruluş yönetim sistemi, yasal mevzuat ve/veya yönetim sistemini etkileyebilecek değişiklikler incelenir ve buna göre tetkik programlaması yapılır. Kapsam yada belgelendirme kurallarında (Standart, mevzuat, rehber, kuruluş yönetim sistemi, ürün yelpazesi, kuruluş yapılanması v.s.) değişiklik olması durumunda yeniden belgelendirmeden önce 1.Aşama tetkiki de gerçekleştirilebilir. Buna Operasyon Müdürü karar verir.

– Sertifika geçerlilik tarihinden sonraki bir tarihte tetkik talep edilirse yada varsa uygunsuzluklar ile ilgili düzetici faaliyet/ler sertifika geçerlilik tarihinden sonra kapatılırsa bu durumda yeniden belgelendirme değil ilk belgelendirme olarak ele alınır. 1.Aşama ve 2.Aşama tetkikleri uygulanır.

– Kuruluş yeniden belgelendirme tetkikinde varsa uygunsuzluklar ile ilgili düzeltici faaliyetleri sertifika geçerlilik tarihinden önce kapatmış ve Baş Tetkikçi tarafından onaylanmış ama Belgelendirme Müdürü sertifika geçerlilik tarihine kadar yeniden belgelendirme kararı alamamışsa; sertifika geçerlilik tarihinden 1 ay sonraya kadar yeniden belgelendirme kararı alınabilir.

– Yeniden belgelendirme tetkikinde önceki tetkik performansı da incelenir, bunun için Tetkik Matrisi ve Tetkik Programından yararlanılır.

– Yeniden belgelendirme tetkikleri, kuruluşun talep değerlendirme aşamasında belirlenmiş olan (varsa çoklu alan örneklemesi sonrası tetkik edilecek sahalar) tesislerinde, sahalarında yapılır.

– Yeniden belgelendirme tetkiki için tetkik ekibi ataması Operasyon Müdürü tarafından Tetkik Ekibi Atama Formu ile yapılır.

– Tetkik ekibi ile kuruluş koordinasyonunu Planlama Koordinatörü yürütür. Baş tetkikçi tarafından oluşturulan Tetkik Planının hazırlanmasına müteakip kuruluşa iletilir ve onayı alınır.

– Tetkik açılış ve kapanış toplantıları GOLDCERT Belgelendirme Prosedürü Açılış ve Kapanış Toplantıları maddesine uygun olarak gerçekleştirilir.

– Yeniden belgelendirme tetkikinde aşağıdaki hususlar tetkik ekibi tarafından incelenir:

  • İç ve dış kaynaklı değişiklikler ve bunun belgelendirme kapsamının süregelen ilgisi ve uygulanabilirliği ışığında bir bütün olarak yönetim sisteminin etkinliği
  • Bütünsel performansı arttırmak için yönetim sisteminin etkinliğini ve iyileştirilmesini sürdürmeye yönelik gösterilen taahhüdü
  • Kuruluşun hedeflerinin gerçekleştirmesi ve ilgili yönetim sisteminin/sistemlerinin hedefleri bakımından yönetim sisteminin etkinliği
  • Kuruluşun hedeflerine ulaşma ve ilgili yönetim sistemi/ sistemlerinin hedeflenen sonuçları bakımından yönetim sisteminin etkinliği
  • Yönetim sisteminin kuruluş politika ve hedeflerinin gerçekleştirilmesine katkı sağlayıp sağlayamadığı
  • Önceki tetkiklerin performansları
  • Sertifika, marka ve rapor kullanımı

– Tetkik sonunda tetkik ekibi tetkikçi toplantısında bulgular, gözlemler, uygunsuzluklar ve objektif deliller hakkında fikir alışverişinde bulunur. Baş Tetkikçi nihai olarak tavsiye kararı ve uygunsuzlukları kuruluşa sunar. Tetkikte tespit edilen uygunsuzluk/lar ile ilgili düzeltici faaliyetin tamamlanması için belirlenecek sürenin belgelendirme ilk sertifika tarihi baz alınarak 36 ayı geçmeyecek bir tarih olmasına dikkat edilmelidir.

– Baş Tetkikçi, tetkik kanıtı veya bulguları ile ilgili kuruluş ve tetkik ekibi arasında farklılaşan görüşleri çözme girişiminde bulunmalı ve çözümlenmemiş hususları kayıt altına almalıdır.

– Baş Tetkikçi Tetkik Raporunu hazırlar ve Operasyon Müdürüne iletir.

– Ulaşılamayan tetkik hedefleri yada acil ve önemli bir risk (örneğin, güvenlik) varlığını gösteren mevcut tetkik kanıtlarının ortaya çıkması durumunda, baş tetkikçi uygun eylemi belirlemek için kuruluşa ve mümkünse Operasyon Müdürüne bilgi ve rapor etmelidir. Bu tür eylemler, tetkik hedeflerinin yada tetkik kapsamının değiştirilmesi yada feshedilmesi, tetkik planının değiştirilmesi veya yeniden teyit edilmesi şeklinde olabilir Baş tetkikçi, alınan eylem sonucunu tetkik raporu Madde 2 Tetkik Özeti kısmında belirtir.

– Baş Tetkikçi, kuruluş yerinde yapılan tetkik faaliyetlerinin ilerlemesinde ortaya çıkan tetkik kapsamına yönelik herhangi bir değişikliği kuruluş ile gözden geçirmeli ve bunu tetkik raporu Madde 2 Tetkik Özeti kısmında belirtmelidir.

– Tetkik dosyası tamamlandıktan sonra Operasyon Müdürüne iletilir. Operasyon Müdürü incelemesi sonrası tetkik dosyasını Belgelendirme Müdürüne iletir.

– Belgelendirme Müdürü tetkik ekibi raporu, bulguları ve uygunsuzluk tanımlamalarını, kuruluşun 3 yıllık tetkik performansını ve gelen şikayet-bildirimleri de inceleyerek nihai kararını verir.

– Olumlu karar sonrası yeni Sertifika yayınlanır. Bu sertifikada ilk yayım tarihi ve sertifika no değişmez sadece sertifika basım tarihi ve geçerlilik tarihi değişir.

 

Gözetim Tetkik Süreci

Yönetim sistem belgeleri gözetim tetkikleri ile ilgili aşağıdaki görselde bulunan aşamalara göre işlemler gerçekleştirilecek ve belgelendirmenin sürdürülmesi sağlanacaktır.

Gözetim Tetkikinin Planlanması

– Sertifika geçerlilik süresi gözetim tetkiklerinin başarı ile sonuçlanması şartıyla 3 yıldır. Bu süre içinde kuruluşun belgelendirme şartlarını sürdürdüğünün incelenmesi için Gözetim Tetkikleri gerçekleştirilir. Gözetim tetkikleri kuruluşun talep etmesi durumunda 6 aylık, 9 aylık yada 12 aylık periyotlarda gerçekleştirilebilmektedir. 12 aylık periyotlarda gerçekleştirilecek olan 1. ve 2. gözetim tetkik tarihlerinin hesaplanmasında belgelendirme karar tarihi baz alınır. 12 aylık periyotlarda yapılacak gözetim tetkik tarihleri belgelendirme karar tarihini (12/24 ay) geçmeyecek şekilde belirlenir. 6 ve 9 aylık periyotlarda gerçekleştirilecek gözetim tetkikleri içinde ilgili ay periyoduna uygun olarak gözetim tetkik tarihleri belirlenir.

– Gözetim tetkikleri tetkik periyoduna göre belgelendirme karar tarihi baz alınarak belirlenmiş olan tarihten en fazla 2 ay öncesine kadar planlanabilir.

– Gözetim tetkiklerinin belirlenen periyotlarda gerçekleştirilememesi durumunda kuruluş sertifikası ile ilgili Sertifikanın Askıya Alınması, Askıdan İndirilmesi, Geri Çekilmesi, İptali veya Kapsam Daraltma maddesine uygun olarak işlemler gerçekleştirilir.

– Planlama Koordinatörü, gözetim tetkikine girilebilecek son tetkik tarihinden en az 1 ay önce kuruluşlar ile irtibata geçer. Kuruluşlar telefon, email yada faks yolu ile gözetim tetkiki konusunda bilgilendirilir. Tetkik öncesi kuruluş bilgileri güncellemesi Hizmet Talep Formu ile yapılır. Bu güncel bilgilere uygun olarak ve kuruluş ile yapılan görüşme sonucu mutabık kalınan tarih/lerde tetkik planlaması yapılır. Gözetim tetkikleri her zaman kuruluş yerinde gerçekleştirilir.

– Gözetim Tetkikinden önce kuruluşa Tetkik Planı gönderilir. Tetkik ekibine kuruluştan itiraz gelirse bu faaliyetler GOLDCERT Geribildirim Prosedürüne göre yürütülür.

– Planlama Koordinatörü tetkik ekibine gerekli olan tetkik paketi ve bilgilerini gönderir ve ulaşım-konaklama işlemlerini organize eder.

– Tetkik kapsamı, Gözetim Tetkikinin Gerçekleştirilmesi maddesinde belirtilen esaslara göre her tetkikte bakılacak ve belgelendirme sonrası bir kez bakılacak maddelere göre belirlenir.

 
Gözetim Tetkikinin Gerçekleştirilmesi

– Kuruluşa verilen sertifika 3 (üç) yıl süre ile geçerlidir. Bu süre zarfında kuruluş belgelendirme programına (Belgelendirme standardı, GOLDCERT dokümantasyonu, rehberler v.s.) uymayı sürdürmelidir. Bu durumun tespiti için belirli aralıklarda (yılda en az 1 kez) gözetim tetkikleri gerçekleştirilir. Teklifte gözetim tetkik sıklığı belirtilmiştir.

– Belgelendirmenin sürdürülmesi olumlu gözetim tetkikleri ile mümkündür. Gözetim tetkik sıklığı belgelendirme karar tarihinden itibaren 365 günü geçemez.

– Bu tetkikler ara tetkiklerdir ve kuruluşun yönetim sistem şartlarının sürekliliğini sağlayıp sağlamadığı tetkik edilmektedir. Gözetim tetkikleri her zaman kuruluş sahasında gerçekleştirilir.

– Gözetim tetkiklerinde standardın tüm maddeleri incelenmez. Ancak aşağıdaki hususlar her tetkikte incelenir. Bunlar:

  • Kuruluştaki değişiklikler (Proses, kilit personel, revize veya ilave edilen sistem dokümanları v.s.)
  • Kuruluşun hedeflerinin gerçekleştirmesi ve ilgili yönetim sisteminin/sistemlerinin hedefleri bakımından yönetim sisteminin etkinliğini,
  • Yönetimin Gözden Geçirmesi
  • İç Tetkikler
  • Kuruluş Geribildirimleri (Özellikle şikayetlerin ele alınması)
  • Veri analizi
  • Sürekli İyileştirme, Düzeltici Faaliyetler
  • Proses ve ürün izlemesi
  • Ürün-hizmet sağlaması
  • Bir önceki tetkik uygunsuzlukları ile ilgili yapılan faaliyetlerin doğrulaması
  • Sertifika, marka ve rapor kullanımı

– Yukarıda belirtilen maddeler dışında kalan maddeler 12 aylık periyotlarda yapılan gözetim tetkikleri için 2 gözetim tetkikine bölünerek tetkik planlaması yapılır. Sertifikanın geçerlilik süresi boyunca ilgili standardın tüm maddeleri gözetim tetkiklerinde en az 1 kez tetkik edilmiş olmalıdır. Bu bilgiler Tetkik Matrisinde belirtilir.

– Gözetim tetkiki raporu ve diğer tetkik dosyası evrakları tamamlanarak Baş Tetkikçi tarafından Operasyon Müdürüne iletilir.

– Baş Tetkikçi, tetkik kanıtı veya bulguları ile ilgili kuruluş ve tetkik ekibi arasında farklılaşan görüşleri çözme girişiminde bulunmalı ve çözümlenmemiş hususları kayıt altına almalıdır.

– Ulaşılamayan tetkik hedefleri yada acil ve önemli bir risk (örneğin, güvenlik) varlığını gösteren mevcut tetkik kanıtlarının ortaya çıkması durumunda, baş tetkikçi uygun eylemi belirlemek için kuruluşa ve mümkünse Operasyon Müdürüne bilgi ve rapor etmelidir. Bu tür eylemler, tetkik hedeflerinin yada tetkik kapsamının değiştirilmesi yada feshedilmesi, tetkik planının değiştirilmesi veya yeniden teyit edilmesi şeklinde olabilir Baş tetkikçi, alınan eylem sonucunu tetkik raporu Madde 2 Tetkik Özeti kısmında belirtir.

– Baş Tetkikçi, kuruluş yerinde yapılan tetkik faaliyetlerinin ilerlemesinde ortaya çıkan tetkik kapsamına yönelik herhangi bir değişikliği kuruluş ile gözden geçirmeli ve bunu tetkik raporu Madde 2 Tetkik Özeti kısmında belirtmelidir.

– Varsa tetkikte tespit edilen uygunsuzluklar için, Uygunsuzluklar ile ilgili Düzeltici Faaliyet Çalışmalarının Gerçekleştirilmesi maddesinde belirtilen şartlar uygulanır.

– Operasyon Müdürü dosyayı inceler ve Belgelendirme Müdürüne iletir. Gözetim tetkik dosyası Belgelendirme Müdürü tarafından incelenir ve karara bağlanır. Bu faaliyetler GOLDCERT Belgelendirme Prosedürü Belgelendirme Ekibi Çalışma Esasları maddesine uygun olarak gerçekleştirilir.

 

 

Kısa Süreli Tetkik Süreci

Tüm taraflardan gelen şikayetlerin araştırılması, değişiklikler (kuruluş, akreditasyon standartları, rehberleri, GOLDCERT prosedürleri) ile ilgili yapılan çalışmaların doğrulanması veya askıya alınan kuruluş takibi ile ilgili olarak askıdan indirme için kısa süreli tetkikler gerçekleştirilmektedir.

 
Kısa Süreli Tetkikin Planlanması

– Kısa süreli tetkikin süresi, tetkikin yapılmasını gerektiren hususların incelenmesi için yeterli olacak şekilde Operasyon Müdürü tarafından belirlenir.

– Şikayet üzerine yapılan kısa süreli tetkiklerde kuruluşun mevcut durumu değiştirmesine imkan vermeyecek bir süre önce (en fazla 1 gün önce), diğer durumlarda en az 2 gün önceden kuruluşa bilgi verilir ve onayı alınır.

– Kısa süreli tetkik için hazırlanan Tetkik Planına kuruluş tarafından itiraz için yeterli süre bulunamayacağı için seçilecek tetkik ekibi; bir önceki tetkik ekibinden farklı, tecrübeli, iletişimi kuvvetli, bilgili ve şikayet ile ilgili kısa süreli tetkik gerçekleştiriliyor ise şikayet konusunu yorumlayabilecek yeterlilikte olmalıdır. (Azami hassasiyet gösterilir).

– Planlama Koordinatörü tetkik ekibine gerekli olan tetkik paketi ve bilgilerini gönderir ve ulaşım-konaklama işlemlerini organize eder.

– Kuruluşun tetkiki kabul etmemesi halinde sertifikası geçerli olan kuruluşun sertifikası askıya, sertifikası askıda olan kuruluşun sertifikası Belgelendirme Müdürü kararı ile iptal edilebilir, geri çekilebilir.

– Kısa süreli tetkikten dolayı tahakkuk eden ücret kuruluş tarafından ödenir.

– Tetkik, Kısa Süreli Tetkikin Gerçekleştirilmesi maddesinde belirtilen esaslara göre gerçekleştirilir.

 
Kısa Süreli Tetkikin Gerçekleştirilmesi

– Kısa süreli tetkik yapılan kuruluşun gözetim tetkik programı değişmez.

– Kısa süreli tetkikin kapsamı, tetkikin yapılmasına neden olan konuya göre değişmektedir.

– Kısa süreli tetkik raporu ve diğer tetkik dosyası evrakları tamamlanarak tetkik ekibi tarafından Operasyon Müdürüne iletilir.

– Ulaşılamayan tetkik hedefleri yada acil ve önemli bir risk (örneğin, güvenlik) varlığını gösteren mevcut tetkik kanıtlarının ortaya çıkması durumunda, baş tetkikçi uygun eylemi belirlemek için kuruluşa ve mümkünse Operasyon Müdürüne bilgi ve rapor etmelidir. Bu tür eylemler, tetkik hedeflerinin yada tetkik kapsamının değiştirilmesi yada feshedilmesi, tetkik planının değiştirilmesi veya yeniden teyit edilmesi şeklinde olabilir. Baş Tetkikçi, alınan eylem sonucunu tetkik raporu Madde 2 Tetkik Özeti kısmında belirtir.

– Baş Tetkikçi, kuruluş yerinde yapılan tetkik faaliyetlerinin ilerlemesinde ortaya çıkan tetkik kapsamına yönelik herhangi bir değişikliği kuruluş ile gözden geçirmeli ve bunu tetkik raporu Madde 2 Tetkik Özeti kısmında belirtmelidir.

– Operasyon Müdürü dosyayı inceler ve Belgelendirme Müdürüne iletir.

 

Değişiklik Tetkiki Süreci

Kuruluş yönetim sistemindeki önemli değişiklikleri (ilgili standart şartlarını yerine getirmeyi sürdürme konusunda yönetim sisteminin kabiliyetini etkileyen hususlar) GOLDCERT’e Sertifika Değişiklik Talep Formu ile bildirdikten sonra, Operasyon Müdürünün değişiklik tetkiki yapılması kararı vermesiyle değişiklik tetkiki gerçekleştirilmektedir.

 
Değişiklik Tetkikinin Planlanması

– Belgelendirilmiş kuruluşların yönetim sistemlerindeki önemli değişiklikleri en geç 15 gün içerisinde GOLDCERT’e Sertifika Değişiklik Talep Formu ile bildirmeleri gerekir. Bu husus ile ilgili teklif aşamasında kuruluşa Genel Hizmet Şartları ile detaylı bilgi verilmektedir.

– Kuruluştan gelen değişiklik talebi ve kuruluşun revize ticari evrakları ve uygulamalar Operasyon Müdürü tarafından incelenir ve değişiklik tetkiki yapılıp yapılmayacağına karar verilir.

– Aşağıdaki değişikliklerde kuruluş yerinde inceleme gereklidir. Bunlar:

  • Adres değişikliği (İnşaat, Yolcu taşıma v.s gibi işi saha-şantiyede olan firmalar için yerinde inceleme gerekmez)
  • Kapsam değişikliği, genişletme veya daraltma (Kapsam Genişletme Tetkiki kuruluştan gelen talep üzerine gözetim tetkiki ile birleştirilebilir)
  • Kuruluşun başka şahıslara yada şirkete devri
  • Kilit personel değişikliği (Karar alma, kilit yönetici, teknik kadro)
  • Yönetim sistemi ve proseslerdeki majör değişiklikler

– Aşağıdaki değişiklikler bir sonraki tetkikte doğrulanabilir.

  • Kuruluş ticari unvan, organizasyon yapısı veya statü değişikliği (Kilit personel değişikliği olmadığı durumda)

– Operasyon Müdürü değişiklik ile ilgili tetkik kararına varırsa, bu değişiklik ile ilgili tetkik planlaması yapılır. Tetkik günleri Operasyon Müdürü tarafından Planlama Koordinatörüne bildirilir. Değişikliğin sebebine göre gerektiğinde kuruluşta tam tetkik gerçekleştirilebilir.

– Değişiklik Tetkikinden önce kuruluşa Tetkik Planı gönderilir. Tetkik ekibine kuruluştan itiraz gelirse bu faaliyetler GOLDCERT Geribildirim Prosedürüne göre yürütülür.

– Planlama Koordinatörü tetkik ekibine gerekli olan tetkik paketi ve bilgilerini gönderir ve ulaşım-konaklama işlemlerini organize eder.

– Tetkik, Değişiklik Tetkikinin Gerçekleştirilmesi maddesinde belirtilen esaslara göre gerçekleştirilir.

 
Değişiklik Tetkikinin Gerçekleştirilmesi

– Kuruluş yönetim sistemindeki önemli değişiklikleri (ilgili standart şartlarını yerine getirmeyi sürdürme konusunda yönetim sisteminin kabiliyetini etkileyen hususlar) GOLDCERT’e Sertifika Değişiklik Talep Formu ile bildirdikten sonra, Operasyon Müdürünün değişiklik tetkiki yapılması kararı vermesiyle gerçekleştirilen tetkiktir.

– Değişiklik tetkikleri her zaman kuruluş yerinde gerçekleştirilir ve değişikliğin sebebine göre gerektiğinde kuruluşta tam tetkik gerçekleştirilebilir.

– Değişiklik tetkikinde amaç, kuruluşta gerçekleşen değişiklik sonrası kuruluşun ilgili standart şartlarını yerine getirmeyi sürdürüp, sürdürmediğini görmektedir.

– Değişiklik tetkiki yapılan kuruluşun gözetim tetkik programı değişmez. Gözetim tetkik programına sadık kalınarak belgelendirme sürecine devam edilir.

– Değişiklik tetkiki raporu ve diğer tetkik dosyası evrakları tamamlanarak Baş Tetkikçi tarafından Operasyon Müdürüne iletilir.

– Baş Tetkikçi, tetkik kanıtı veya bulguları ile ilgili kuruluş ve tetkik ekibi arasında farklılaşan görüşleri çözme girişiminde bulunmalı ve çözümlenmemiş hususları kayıt altına almalıdır.

– Ulaşılamayan tetkik hedefleri yada acil ve önemli bir risk (örneğin, güvenlik) varlığını gösteren mevcut tetkik kanıtlarının ortaya çıkması durumunda, baş tetkikçi uygun eylemi belirlemek için kuruluşa ve mümkünse Operasyon Müdürüne bilgi ve rapor etmelidir. Bu tür eylemler, tetkik hedeflerinin yada tetkik kapsamının değiştirilmesi yada feshedilmesi, tetkik planının değiştirilmesi veya yeniden teyit edilmesi şeklinde olabilir Baş tetkikçi, alınan eylem sonucunu tetkik raporu Madde 2 Tetkik Özeti kısmında belirtir.

– Baş Tetkikçi, kuruluş yerinde yapılan tetkik faaliyetlerinin ilerlemesinde ortaya çıkan tetkik kapsamına yönelik herhangi bir değişikliği kuruluş ile gözden geçirmeli ve bunu tetkik raporu Madde 2 Tetkik Özeti kısmında belirtmelidir.

– Varsa tetkikte tespit edilen uygunsuzluklar için, Uygunsuzluklar ile ilgili Düzeltici Faaliyet Çalışmalarının Gerçekleştirilmesi maddesinde belirtilen şartlar uygulanır.

– Operasyon Müdürü dosyayı inceler ve Belgelendirme Müdürüne iletir.

– Bir sonraki tetkikte doğrulanabilecek bir değişiklik ise Sertifika Değişiklik Talep Formu ve talep edilen değişiklik ile ilgili resmi evraklar Operasyon Müdürü tarafından Belgelendirme Müdürüne iletilir.

– Tüm değişikliklerin karar merci Belgelendirme Müdürü’dür. Bu faaliyetler GOLDCERT Belgelendirme Prosedürü Belgelendirme Ekibi Çalışma Esasları maddesine uygun olarak gerçekleştirilir.

 

Sertifikanın Askıya Alınması, Askıdan İndirilmesi, Geri Çekilmesi, İptali veya Kapsam Daraltma

Aşağıdaki durumlarda kuruluşun sertifikası askıya alınabilir, geri çekilebilir – iptal edilebilir yada sertifika kapsamı daraltılabilir. Bütün bu kararları Belgelendirme Müdürü verir.

Askıya Alma

Askı: Kuruluşun sahip olmuş olduğu yönetim sistem sertifikasının geçici olarak geçersiz olduğu durumdur.

Aşağıdaki durumlarda sertifika askıya alınabilir.

  • Kuruluşun tetkik uygunsuzluklarını belirtilen süreler içinde düzeltici faaliyetlerini tamamlayamaması durumunda,
  • Kuruluşun belgelendirme programına (yönetim sisteminin etkili olma şartları dahil) uymayı sürdürmesinde devamlı ve ciddi şekilde başarısız olması,
  • Rapor, sertifika ve/veya marka kullanımı kurallarına riayet edilmemesi,
  • Kuruluş tarafından Sözleşme Yükümlülükleri kısmen yada tamamen yerine getirilmemişse,
  • Gözetim tetkikleri zamanında gerçekleştirilemiyorsa yada gözetim tetkik şartları kuruluş tarafından sağlanamamışsa,
  • Gözetim tetkiklerinde majör uygunsuzluk tespit edilmesi halinde,
  • Kuruluş hakkında gelen şikayetler ile ilgili kuruluş tarafından cevap yada yeterli cevap verilmemişse veya yönetim sisteminin bu konudaki işlemesi etkin bulunmamışsa,
  • Sertifika faaliyet kapsamında yer alan ürün/hizmet ile ilgili standart dışında yer alan gereksinim veya yasal yaptırımların (örneğin; iş sağlığı ve güvenliği mevzuatları veya ilgili ürün/hizmet ile ilgili özel istekler gibi) yerine getirilmediğinin tespit edilmesi durumunda,
  • Kuruluşun sertifika üzerinde belirtilen adreste bulunamaması durumunda,
  • Kuruluş gerçekleştirilmiş önemli değişiklikler ile ilgili olarak 15 gün içinde GOLDCERT’e bildirim yapmamışsa,
  • Kuruluş tarafından gönüllü talep edilirse, (yazılı talepte bulunulmalıdır)

– Askıdan İndirme (Restoring): Askıya alma sebeplerinin ortadan kalkması sonrası belgelendirmenin sürdürülmesine devam edilmesi

– Belgelendirme Müdürü tarafından Belgelendirme Karar Tutanağında alınan kararlar ve karar ile ilgili gerekçeler kayıt altına alınır.

– Kuruluşa yukarıdaki sebeplerden dolayı Belgelendirme Müdürü kararı ile askı süreci başlatıldığı hakkında yazılı olarak bilgi verilir.

– Kuruluş, sertifikanın askıya alınması durumunda her türlü reklam/tanıtım faaliyetini, sertifika, marka ve rapor kullanımını durdurmak zorundadır.

– Belgelendirme Müdürü tarafından Belgeli Firmalar Listesinde-Directory ve GOLDCERT web sitesinde (topluma açık bilgi olarak sunulur) güncelleme yapılarak askı durumu belirtilir. Bu hususlar Genel Hizmet Şartları ile başvuru aşamasında kuruluş onayı alınarak yürütülmektedir.

– Sertifikanın askıda kalma süresi maksimum 6 aydır.

– Bu süre içerisinde kuruluş tarafından sertifikanın askıya alınması ile ilgili yürütmüş olduğu faaliyetler, düzeltmeler ve uygulamalar tamamlandığında (bu faaliyetler kuruluş yerinde GOLDCERT’in tetkik yapılmasını içerebilir) yürütülen faaliyetler Belgelendirme Müdürü tarafından değerlendirilir ve onay verilmesi halinde askı süreci sona erip askıdan indirilir, sertifika geçerliliği devam eder ve kuruluş sertifika, marka ve rapor kullanım haklarını geri kazanır. Belgeli Firmalar Listesi ve web sitesinde güncellemeler yapılır.

– Askıya alınan sertifika ile ilgili askıdan indirilmesi kapsamında gerçekleştirilen tetkikin tipi, kapsamı ve süresi, sertifikanın askıya alınma gerekçesine bağlı olarak belirlenir.

– Kuruluşun, askı, iptal-geri çekme ve kapsam daraltma kararlarına itiraz etme hakkı vardır. İtiraz süreci GOLDCERT Geribildirim Prosedürüne göre yürütülür.

– GOLDCERT, kuruluşun yukarıdaki şartlara uymaması halinde yazılı uyarı yapar ve gerekirse ihlalin kamuoyuyla paylaşılması, hukuki yollara başvurma gibi gerekli tedbirleri alır.

 
İptal Etme – Geri Çekme

İptal-Geri Çekme: Kuruluşun sahip olmuş olduğu yönetim sistem sertifikasının tamamen geçerliliğini yitirmesidir.

Aşağıdaki durumlarda kuruluşun sertifikası iptal edilir-geri çekilir.

  • Belirtilen askı süresi içinde ilgili askıya neden olan hususların kuruluş tarafından çözümlenmemesi yada çözümlenmesindeki başarısızlığı sonucu,
  • Sertifikanın yanıltıcı ve haksız kullanımı veya kullanımına müsaade edilmesi,
  • Sertifika ve/veya raporda değişiklik (tahrifat) yapılması sonucu,
  • Kuruluş ile ilgili iflas işlemleri başlamışsa veya yetersiz kaynaklardan dolayı kendisi hakkındaki işlemler durdurulmuşsa,
  • Kuruluş sertifika kapsamındaki faaliyetlerine son vermişse,
  • Kuruluş ticaretten çekilmişse yada başkalarına devredilmişse,
  • Kuruluş, Belgelendirme programındaki değişiklikleri belirtilen geçiş süresi içinde yerine getirememişse,
  • Kuruluş tarafından gönüllü talep edilirse, (yazılı talepte bulunulmalıdır)

– Belgelendirme Müdürü tarafından Belgelendirme Karar Tutanağında alınan kararlar ve karar ile ilgili gerekçeler kayıt altına alınır.

– Belirtilen süre içinde askı ile ilgili herhangi bir düzenleme yapılmaması yada düzenlemenin yetersiz olması durumunda Belgelendirme Müdürü kararına göre sertifika kapsamı daraltılır veya sertifika iptal edilir, geri çekilir.

– İptal veya Kapsam Daraltma kararı sonrası kuruluş orjinal sertifika/ları GOLDCERT’e göndermek (Tebligattan sonra en geç 15 gün içerisinde), kapsam daraltma kararı alınmışsa daraltılan kapsam ile ilgili, iptal kararı alınmışsa her türlü reklam/tanıtımı faaliyetini, sertifika, marka ve rapor kullanımını durdurmak ve mali yükümlülüklerini yerine getirmek zorundadır.

– Belgelendirme Müdürü tarafından Belgeli Firmalar Listesinde-Directory ve GOLDCERT web sitesinde (topluma açık bilgi olarak sunulur) güncelleme yapılarak iptal durumu belirtilebilir.

– Kuruluşun, askı, iptal-geri çekme ve kapsam daraltma kararlarına itiraz etme hakkı vardır. İtiraz süreci GOLDCERT Geribildirim Prosedürüne göre yürütülür.

– Sertifikası iptal edilip, geri çekilen kuruluşların belgelendirme amacıyla yeniden başvuru yapmaları durumunda yeni başvuru yapan kuruluşlarda yürütülen süreç gibi GOLDCERT İş Geliştirme Prosedürü uygulanır.

– GOLDCERT, kuruluşun yukarıdaki şartlara uymaması halinde yazılı uyarı yapar ve gerekirse ihlalin kamuoyuyla paylaşılması, hukuki yollara başvurma gibi gerekli tedbirleri alır.

 
Kapsam Daraltma

Kapsam Daraltma: Kuruluşun sahip olmuş olduğu yönetim sistem sertifikasının belgelendirme faaliyet kapsamının, adreslerinin azaltılmasıdır.

Aşağıdaki durumlarda kuruluşun belgelendirme kapsamı daraltılabilir.

  • Kuruluş tarafından gönüllü talep edilirse, (yazılı talepte bulunulmalıdır)
  • Belirtilen askı süresi içinde ilgili hususların kuruluş tarafından çözümlenmemesi yada çözümlenmesindeki başarısızlığı sonucu, (Belgelendirme programı şartları karşılanamayan kısmı)
  • Kuruluşun belgelendirme programına uymayı sürdürmesinde devamlı ve ciddi şekilde başarısız olması, (Belgelendirme programı şartları karşılanamayan kısmı)

– Belgelendirme Müdürü tarafından Belgelendirme Karar Tutanağında alınan kararlar ve karar ile ilgili gerekçeler kayıt altına alınır.

– İptal veya Kapsam Daraltma kararı sonrası kuruluş orjinal sertifika/ları GOLDCERT’e göndermek (Tebligattan sonra en geç 15 gün içerisinde), kapsam daraltma kararı alınmışsa daraltılan kapsam ile ilgili, iptal kararı alınmışsa her türlü reklam/tanıtımı faaliyetini, sertifika, marka ve rapor kullanımını durdurmak ve mali yükümlülüklerini yerine getirmek zorundadır.

– Kapsam daraltma kararı sonrası kuruluş sertifikası yeni faaliyet kapsamına uygun olarak Belgelendirme Kararı ve Sertifikanın Düzenlenmesi maddesine göre düzenlenir ve kuruluşa teslim edilir.

– Kuruluşun, askı, iptal-geri çekme ve kapsam daraltma kararlarına itiraz etme hakkı vardır. İtiraz süreci GOLDCERT Geribildirim Prosedürüne göre yürütülür.

– GOLDCERT, kuruluşun yukarıdaki şartlara uymaması halinde yazılı uyarı yapar ve gerekirse ihlalin kamuoyuyla paylaşılması, hukuki yollara başvurma gibi gerekli tedbirleri alır.

 

Belgelendirme Şartlarında veya Standartlarda Değişiklikler

– GOLDCERT belgelendirme programında (prosedür, uygulama, kurallar v.s.) önemli değişiklikler olması durumunda üst yönetim tarafından yürütülecek faaliyetlere karar verilir. Yapılan değişiklik ile ilgili kuruluşun yeni şartlara uygunluğunun doğrulanması için üst yönetim; kuruluşa geçiş süresi belirleme, bir sonraki kuruluş tetkiklerinde uygulamaya konulabilme, yapılan değişiklik ile ilgili kısa süreli tetkik ihtiyaçlarını belirler. Yürütülecek faaliyetler ile ilgili üst yönetim tarafından alınan karar/lar en kısa zamanda belgelendirilmiş ve müracaat aşamasındaki tüm kuruluşlara duyurulur. Bu hususta web sitesinde bilgilendirme, tüm kuruluşlara email yada faks gönderme yolu ile bilgilendirme yapılabilir. Değişiklikten önce kazanılmış olan haklar geçerli olup, değişikliklerin uygulanmasında üst yönetimin yürütülecek faaliyet ile ilgili verdiği karara uygun olarak hareket edilir.

– Yönetim sistemi ve/veya akreditasyon standartları veya rehberlerinde değişiklikler olması durumunda Akreditasyon Kurumunun öngördüğü geçiş süresi sonuna kadar gerekli uygulama güncellemesi kuruluşlar tarafından gerçekleştirilmelidir. Bu hususta web sitesinde bilgilendirme, tüm kuruluşlara email yada faks gönderme yolu ile bilgilendirme yapılır.

– Geçiş tetkikleri Yeniden Belgelendirme Süreci maddesinde belirtilen esaslara göre gerçekleştirilir.

5.17- Uzaktan Tetkik

– İlgili Yönetim Sistemi standardı, akreditasyon rehberleri ve dokümanları, belgelendirmeyi etkileyen olağanüstü durumlarda müşteri isteğine göre yada zorunlu olarak uzaktan tetkik faaliyeti yürütülebilmektedir.
– Uzaktan Tetkik faaliyetlerinde IAF MD4 dokümanı ve Türkak rehberleri ve dokümanları dikkate alınır.- Uzaktan tetkik öncesi talep müşteri kuruluş tarafından Golcert’e Uzaktan Tetkik Talep Formu ile bildirilir.
– Rehber ve dokümanların (Türkak Rehber ve prosedürleri, IAF ID3) izin verdiği durumlar yada zorunlu olarak olağanüstü durumlarda yapılan Risk Analizi ve Aksiyon Planlarına göre değerlendirmeler her bir tetkik başvurusu öncesi Operasyon Müdürü tarafından gerçekleştirilir. Uygun bulunan tetkikler Uzaktan gerçekleştirilir.
– Uzaktan tetkik planlaması ve raporlaması diğer tetkik türlerinde olduğu gibi gerçekleştirilir.
– Uzaktan tetkikler yapılan Risk Analizi Raporu-Olağanüstü Durumlar ve Uzaktan Tetkik ve yürütülecek faaliyetler dikkate alınarak yürütülür. Bu bağlamda yönetim sistemi standardı, müşteri kuruluş personel uygunluğu, incelenecek maddeler, tetkikçi seçimi, uzaktan tetkik için gerekli bilgi ve iletişim teknolojilerinin kullanımı, altyapı ve bilgi güvenliği, veri koruma, internet bağlantısının sürekliliği, örnekleme, raporlamada bu hususlar dikkate alınır.
– Müşteri kuruluşlar ve tetkik ekibinin faydalanacağı Uzaktan Tetkik Rehberi yayımlanır.- Olağanüstü durumların değerlendirmesi ve faaliyetlerin yürütülmesi Madde 5.18’e göre gerçekleştirilmektedir.- Tetkik sırasında tetkik ekibinin elde ettiği müşteri kuruluş kayıtları Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, ticaret mevzuatı, bilgi güvenliğini içeren mevzuatlar dikkate alınarak elde edilir. Ortak bir dosya paylaşım platformu yada email ile alınabilir. Tetkik sonunda bu dokümante edilmiş bilgiler uygun yöntemler ile silinir.


5.18- Belgelendirmeyi Etkileyen Olağanüstü Durumların Ele Alınması 

Belgelendirmeyi Etkileyen Olağanüstü Durumlardaki yürütülecek faaliyetlerde IAF ID3 dokümanı ve Türkak rehberleri ve dokümanları dikkate alınır.- Ortaya çıkan olağanüstü durum ile ilgili olarak Risk Analizi Raporu-Olağanüstü Durumlar ve Uzaktan Tetkikhazırlanır.- Olağanüstü Durumların Ele Alınması için İş Sürekliliği Aksiyon Planı hazırlanır ve uygulamaya geçirilir.- Olağanüstü durum müşteri kaynaklı (Acil durum vs.) ise Olağanüstü Durum Bilgilendirme Formu müşteri tarafından doldurulup Operasyon Müdürüne iletilir. Olağanüstü Durum genel olarak akreditasyon kurumu, Goldcert, sektör yada tüm kuruluşları ve ülkeleri ilgilendiren bir durum ise Olağanüstü Durum Bilgilendirme yazısı ilgili müşteri kuruluşlara iletilir ve web sitesinde yayımlanır. 


5.19 Geçici Sahaların Tetkik Edilmesi 

– Genel olarak, geçici sahaların yerinde tetkikleri (Çoklu alan örneklemesi varsa bu dikkate alınır) gerçekleştirilir. Ancak, aşağıdaki
yöntemler, bazı müşteri kuruluş yerinde tetkiklerin yerine alternatif olarak düşünülebilir.

a) Müşteri ve/veya müşterisi ile şahsen veya telekonferans yoluyla yapılan görüşmeler veya ilerleme toplantıları.

b) Geçici saha faaliyetleri ile ilgili doküman incelemesi.

c) Yönetim sisteminin ve geçici sahaların değerlendirilmesi ile ilgili kayıtları veya diğer bilgileri içeren elektronik sahalara
uzaktan erişim.

iv) Video ve telekonferans ve diğer bilgi ve iletişim teknolojilerin kullanımı, etkili bir tetkikin yeniden yürütülebilmesini mümkün kılar. (Uzaktan tetkik Madde 5.17)

İSG için, yukarıdaki yöntemler, yerinde tetkiklerin yalnızca proses kontrolüne ve diğer İSG yönetim sistemi risk kontrolüne tanık olmakla ilgili olmayan kısımlarının yerini alacak alternatifler olarak düşünülebilir. 

 

5.20 Dış Kaynaklı Proseslerin Müşteri Kuruluş Tarafından Etkin Kontrolünün Tetkiki

– Müşteri kuruluş, faaliyetlerinin veya proseslerinin bir kısmını dışarıdan tedarik ederse, kuruluşun dışarıdan tedarik edilen faaliyetlerin veya proseslerin olumsuz bir şekilde etkilenmemesini sağlamak için kuruluşun müşterilere tutarlı bir şekilde uygun ürün ve hizmetleri sunma veya çevre boyutlarını kontrol etme veya yasal gerekliliklere uymak için İSG risklerini ve taahhütlerini kontrol etme yeteneği dahil uygulanacak kontrollerin türünü ve kapsamını etkin bir şekilde belirlediğine dair kanıt elde etmek GOLDCERT sorumluluğundadır.  – KYS ve ÇYS için, Goldcert, müşterinin yönetim sisteminin tedarik edilen herhangi bir faaliyet yada prosesin yönetilmesindeki etkinliğini ve bunun hedeflerin, müşteri ve uygunluk yükümlülüklerinin yerine getirilmesi için ortaya çıkan riski tetkik edecek ve değerlendirecektir. Bu, tedarikçilerden etkinlik düzeyine ilişkin geribildirim almayı içerebilir. Ancak, tedarikçinin yönetim sisteminin tetkik edilmesi, yalnızca tedarik edilen faaliyetin kontrolü dahil olduğu için gerekli değildir. Bu risk yaklaşımına göre, herhangi bir ek tetkik süresi belirlenebilir. Bu faaliyetleri İş Geliştirme Prosedürüne göre yürütülür.- İSG Yönetim sistemi için, Goldcert, tedarik edilen herhangi bir faaliyet yada prosesin yönetilmesinde kuruluşun İSG Yönetim sisteminin etkinliğini ve bunun kendi faaliyetlerinin ve süreçlerinin İSG’nin performansı ve uygunluk yükümlülüklerinin getirdiği riski tetkik edecek ve değerlendirecektir.a) Bu, aşağıdakilere dayalı olarak tedarikçilerden etkinlik düzeyi hakkında geribildirim almayı içerebilir:

• Kuruluş tarafından, bu dış tedarikçilerin, yasal gerekliliklere uygun olarak, belirtilen gerekliliklere uygun olarak faaaliyet veya prosesleri sağlama yeteneklerine dayalı olarak değerlendirilmesi, seçimi, performansının izlenmesi ve yeniden değerlendirilmesi için uygulanan kriterler; ve

• dış tedarikçilerin kuruluşun kendi İSG risklerini kontrol etme kabiliyetini olumsuz etkileme riski.

b) Dış tedarikçinin yönetim sisteminin tetkik edilmesi  gerekmemekle birlikte, Goldcert, kuruluşun İSG yönetim sistemi kapsamında yer alan faalit veya prosesler için uyguladığı ve planlamak için dış tedarikçilerden temin edilen kontrolleri tetkik edecek ve etkin bir tetkik gerçekleştirecektir. Kuruluşun İSG yönetim sistemi kapsamına dahil olan süreçler üzerinde kuruluşun tesislerinde faaliyet gösteren yüklenicinin (alt işveren) personeli ile İSG farkındalıklarını değerlendirmek için görüşme yapılabilir.

c) Goldcert, Tetkik programının hazırlanması sırasında bunu tespit eder ve ilk tetkik sırasında ve her gözetim ve yeniden belgelendirme tetkikinden önce bunu doğrular.

 

Tarih                      : 27/03/2020

Revizyon No       : 14

 

Bize Yazın

Sizin için neler yapabiliriz?
Aşağıdaki formu doldurun,
hemen arayalım.

    Bizi Takip Edin