Sistem Belgelendirme Hizmet Fiyatlandırma

Teklif Verme Süreci

Sistem Belgelendirme ile ilgili talepleriniz aşağıdaki görselde bulunan aşamalara göre işlemlere tabi tutulacak ve Belgelendirme süreci başlatılacaktır.

Tanımlar

Başvurunun Yapılması

Sistem Belgelendirme talepleriniz için aşağıdaki başvuru formunu doldurarak tarafımıza iletebilirsiniz.

Başvuru Formu

Talebin alınması sırasında kuruluş bilgilerinin ve faaliyet konularının teyidi için aşağıdaki evraklar da kuruluşlardan talep edilir.

• Ticaret Sicil Gazetesi (Esnaf ve Sanatkarlar Odası Sicil Tasdiknamesi yada Vergi Levhası v.s. şahıs şirketleri için-Uygulanabilir olduğunda),
• Faaliyet Belgesi
• Çalışan sayısını doğrulayıcı belgeler (Son ayın SGK Hizmet listesi + taşeron sözleşmeleri vb). Çalışan sayısı tespit edilirken tüm çalışanlar (taşeron, mevsimsel işçiler dahil) hesaba katılır.

Talepte bulunan kuruluşun farklı tüzel kişiliğe sahip tesisleri varsa ve bu tesisler için belgelendirme hizmet talebinde bulunuyorsa bu tesis/ler için ayrıca yukarıdaki başvuru formunu doldurarak başvuru yapması gerekmektedir.

Talebin Değerlendirmesi

– Gelen talepler İş Geliştirme Müdürü tarafından incelenir. Belgelendirmesi talep edilen kapsam ile ilgili, detaylı ve kesin bir kapsam tanımının yapılmış olup olmadığı doğrulanır ve hariç tutmaların / uygulanmayan standart maddelerinin belirlenmesi sağlanır. Kapsam tanımı yanlış anlamaya izin vermeyecek şekilde kesin olmalıdır. Kapsam tanımında; Faaliyetin tanımı (tasarım geliştirme, üretim, hizmet, satış, satış sonrası servis ve ürünlerle/hizmetlerle ilgili detaylar yer almalıdır. Kuruluş tarafından hizmet talep formunda bildirilen kapsam değerlendirilirken inşaat / gıda gibi alt iş kalemlerinin çok farklılık gösterdiği sektörlerde NACE sınıflandırmasında (Mesleklerin Gruplandırması Rehberi – Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği) 4 digit olacak şekilde faaliyet kapsamının detaylandırılması (Örneğin, Gıda Üretimi gibi genel bir ifade kabul edilmemeli, Margarin ve benzeri yenebilir yağların imalatı şeklinde detaylandırılması, İnşaat Taahüt İşleri gibi genel bir ifade kabul edilmemeli, Karayolları ve Otoyolların inşaatı şeklinde detaylandırılması) talep edilmelidir. Bu inceleme ile GOLDCERT’in gelen hizmet talebini gerçekleştirme yeterliliğine sahip olup olmadığı ve hizmet talebinde bulunan kuruluşun talebi ile ilgili hazırlıklarının yeterli olup olmadığı teyit edilir. Bu inceleme sırasında aşağıdaki hususlar dikkate alınır ve sonuçlar Talep Değerlendirme/Tetkik Zaman ve Süresi Hesaplama Formuna kaydedilir:

• Belgelendirme standardı ve yetki kapsamı
• Başvuru sahibi kuruluşun faaliyet alanı
• Yer ve zaman – Tetkik Dili
• Potansiyel bir tehditin olup olmadığı
• Yönetim sistem hazırlıklarının tetkik için yeterli olup olmadığı

– Talebin gözden geçirilmesi sonrası uygun bulunması durumunda tetkik edilecek sahaların tespiti, tetkik zamanının belirlenmesi gibi işlemler gerçekleştirilir. Talebin gözden geçirilmesi sonrası uygun bulunmazsa, teklif verilmez ve başvuru sahibi bu hususta bilgilendirilir.

Transfer Belgelendirme Talepleri

– Transfer Belgelendirme talepleri GOLDCERT’e ulaştığında İş Geliştirme Müdürü Hizmet Talep Formuna ek olarak Sertifika Transfer Bilgi Formunun da kuruluş tarafından doldurulmasını ister. Bu formda belirtilen dokümanlar ve evraklar da istenir.

– Transfer talebi İş Geliştirme Müdürü tarafından incelenir (gerektiğinde Operasyon Müdürü ile beraber) ve transfer öncesi gözden geçirme, değerlendirme ile ilgili sonuçlar Talep Değerlendirme/Tetkik Zaman ve Süresi Hesaplama Formuna kaydedilir.

– Transfer belgelendirme öncesi yapılan değerlendirme de aşağıda belirtilen konular incelenir:

• Transferi talep edilen sertifika faaliyet kapsamı GOLDCERT akreditasyon yetki kapsamında mı?
• Transfer sebebi?
• Transferi talep edilen sertifika, uluslararası kabul edilen (IAF yada bölgesel-MLA Seviye 3 uygun olan durumlarda 4 ve 5) bir akreditasyon kurumundan akredite bir belgelendirme kuruluşu tarafından düzenlenmiş, geçerli bir sertifika mı? Askıda, iptal durumda olan yada sertifika durumunun doğrulanamadığı sertifikalar için uygulanamaz.
• Transferi talep edilen sertifikayı düzenleyen Belgelendirme kuruluşu faaliyetlerine devam ediyor mu ve Belgelendirme kuruluşunun akreditasyon yetki kapsamı uygun mu? Sertifikayı düzenleyen belgelendirme kuruluşunun akreditasyon süresi geçmişse, akreditasyonu askıya alınmış yada iptal edilmişse veya ticari faaliyeti durmuşsa transfer uygulanamaz.
• Önceki tetkik ve uygunsuzluk raporları (varsa kapatılan uygunsuzlukların belgelendirme kuruluşu tarafından doğrulama kayıtları) kuruluş tarafından sunulabiliyor mu? Önceki tetkik raporları sunulamıyor ise transfer uygulanmaz.
• Belgelendirme / Yeniden Belgelendirme karar tarihi süresi 12 ayı (365 / 730 günü) geçmiş mi? Gözetim tetkik tarihi geçmiş ise transfer uygulanmaz.
• Alınan şikayetler ve şikayetler ile ilgili yürütülen faaliyetler
• Yasal merciler ile herhangi bir anlaşmazlığın olup olmadığı

– Talebin gözden geçirilmesi sonrası uygun bulunmazsa teklif verilmez yada yeni belgelendirme başvurusu gibi ele alınır ve başvuru sahibi bu hususta bilgilendirilir.

– Transfer başvurusu talebinin gözden geçirilmesi sonrası uygun bulunması durumunda tetkik zamanının belirlenmesi gibi işlemler gerçekleştirilerek transfer belgelendirme teklifi gönderilir.

Ön Tetkik Talepleri

– Kuruluştan Ön Tetkik Talebi gelmiş ise, gelen talep değerlendirilerek uygun bulunması durumunda tetkik edilecek sahaların tespiti, tetkik zamanının belirlenmesi gibi işlemler gerçekleştirilerek ön tetkik teklifi gönderilir. Talebin uygun bulunmaması durumunda teklif verilmez ve başvuru sahibi bu hususta bilgilendirilir.

Belgeli Kuruluşlardan Gelen Değişiklik Talepleri

– Belgelendirilmiş kuruluşların yönetim sistemlerindeki önemli değişiklikleri en geç 15 gün içerisinde GOLDCERT’e Sertifika Değişiklik Talep Formu ile bildirmeleri gerekir. Bu husus ile ilgili teklif aşamasında kuruluşlara Genel Hizmet Şartları ile bilgi verilmektedir.

– Kuruluşlardan gelen değişiklik talebi ve kuruluşun revize ticari evrakları ve uygulamalar Operasyon Müdürü tarafından incelenir ve değişiklik tetkiki yapılıp yapılmayacağına karar verilir.

– Aşağıdaki değişikliklerde saha incelemesi gereklidir. Bunlar:

• Adres değişikliği
• Kapsam genişletme veya daraltma (Kapsam Genişletme Tetkiki kuruluştan gelen talep üzerine gözetim tetkiki ile birleştirilebilir).
• Kuruluşun başka şahıslara yada şirkete devri
• Kilit personel değişikliği (Karar alma, yönetim, teknik kadro)
• Yönetim sistemi ve proseslerdeki büyük değişiklikler

– Aşağıdaki değişiklikler bir sonraki tetkikte doğrulanabilir.

• Kuruluş ticari unvan veya statü değişikliği (Kilit personel değişikliği olmadığı durumda)

– Değişiklik ile ilgili tetkik kararına varılırsa, tetkik edilecek sahaların tespiti, tetkik zamanının belirlenmesi gibi işlemler gerçekleştirilerek değişiklik tetkik teklifi gönderilir.

– Kapsam genişletme taleplerinde yetki kapsam uygunluğu, aynı belgelendirme talebinde olduğu gibi İş Geliştirme Müdürü tarafından değerlendirilir ve sonuçlar Talep Değerlendirme/Tetkik Zaman ve Süresi Hesaplama Formuna kaydedilir.

Yeniden Belgelendirme Talepleri

– Yeniden belgelendirme tetkikine girilebilecek son tetkik tarihinden en az 2 ay önce kuruluşlar ile irtibata geçilir. Kuruluşlar telefon, email yada faks yolu ile yeniden belgelendirme tetkiki konusunda bilgilendirilir.

– Kuruluş yeniden belgelendirme talebinde bulunmaz ise sertifika geçerlilik süresi sonunda geçerliliğini kaybeder. Yeniden belgelendirme talebinde bulunur ise; kuruluş bilgileri güncellemesi Hizmet Talep Formu ile yapılır.

– Yeniden belgelendirmede 1. aşama tetkiki uygulanmaz. 2. Aşama tetkiki gibi süreç işlemektedir. Ancak yeniden belgelendirme öncesi kuruluş yönetim sistemi, yasal mevzuat ve/veya yönetim sistemini etkileyebilecek değişiklikler incelenir ve varsa değişiklikler 1.aşama tetkik gerçekleştirilebilir.

– Talebin gözden geçirilmesi sonrası uygun bulunması durumunda tetkik edilecek sahaların tespiti, tetkik zamanının belirlenmesi gibi işlemler gerçekleştirilerek yeniden belgelendirme teklifi gönderilir. Uygun bulunmazsa teklif verilmez ve başvuru sahibi bu hususta bilgilendirilir.

– Sertifika geçerlilik tarihinden sonraki bir tarihte Yeniden Belgelendirme talep edilirse bu tetkik yeniden belgelendirme değil ilk belgelendirme olarak ele alınır.

Gözetim Tetkik Talepleri

– Gözetim tetkikine girilebilecek son tetkik tarihinden en az 1 ay önce kuruluşlar ile irtibata geçilir. Kuruluşlar telefon, email yada faks yolu ile gözetim tetkiki konusunda bilgilendirilir.

– Kuruluş gözetim tetkiki talebinde bulunmaz ise gözetim tetkikine girilebilecek son tarihe uygun olarak askı/iptal süreci işletilir. Gözetim tetkik talebinde bulunur ise; kuruluş bilgileri güncellemesi Hizmet Talep Formu ile yapılır.

Geçiş Tetkik Talepleri

– Yönetim sistemi standartları revize edildiğinde ilgili akreditasyon rehberlerine göre belgeli kuruluşlar geçişlerini sağlamalıdır. Gözetim, yeniden belgelendirme yada doğrudan tetkik ile geçiş yapmak isteyen belgeli kuruluşlar için tetkik zamanı / süresi hesaplaması yeniden belgelendirme tetkik zamanı/süresi gibi 2/3 olarak uygulanır.

– Gözetim veya yeniden belgelendirme tetkiklerinde geçiş yapılması durumunda geçiş ile ilgili ilave ücret alınmamaktadır.

– Gözetim veya yeniden belgelendirme tetkikleri haricinde ayrı bir geçiş tetkiki gerçekleştirilmesi durumunda, tetkik edilecek sahaların tespiti, tetkik zamanının belirlenmesi gibi işlemler gerçekleştirilerek geçiş teklifi verilir.

Tetkik Edilecek Sahaların Tespiti, Tetkik Zamanının Belirlenmesi

– Kuruluşlardan gelen Hizmet Talep Formu ile gelen hizmet talepleri değerlendirildikten sonra Teklif Verilebilir şeklinde karar verilmesi durumunda kuruluşa teklif sunulabilmesi için tetkik zamanının / tetkik süresinin belirlenmesi gerekir.

– Tetkik zamanı ve tetkik süresi ile ilgili hesaplamalar aşağıdaki hususlar değerlendirilerek belirlenir:

• Kuruluşta Çoklu Alan olup, olmadığı, (varsa GOLDCERT İş Geliştirme Prosedürü 5.2.2 maddesine uygun olarak örnekleme yapılır)
• Çoklu alan örneklemesi sonrası merkez ve örnekleme yapılacak sahalardaki çalışan sayılarına uygun olarak etkin çalışan sayısının hesaplanması, (etkin çalışan sayısının hesaplanması GOLDCERT İş Geliştirme Prosedürü 5.2.3 maddesine uygun olarak gerçekleştirilir)
• Etkin çalışan sayısının hesaplanması sonrası GOLDCERT İş Geliştirme Prosedürü 5.2.4 maddesine uygun olarak tetkik zamanının belirlenmesi,
• Kuruluşun uygulamış olduğu yönetim sistem şartları, kuruluşa ait saha bilgileri, kuruluşun faaliyetleri gibi sebepler dolayısıyla tetkik zamanı üzerinden yapılması gereken indirim veya arttırım varsa GOLDCERT İş Geliştirme Prosedürü 5.2.5 maddesine uygun olarak indirim/arttırım oranlarının belirlenmesi,
• Kuruluşun Entegre Yönetim Sistem belgelendirme talebinin olması durumunda entegrasyon seviyesi ve entegre tetkik yapabilme kabiliyet yüzdesinin GOLDCERT İş Geliştirme Prosedürü 5.2.6 maddesine uygun olarak belirlenmesi,
• Açılış toplantısından başlayıp, kapanış toplantısına kadar geçen tetkik faaliyetlerinde geçen tetkik süresinin GOLDCERT İş Geliştirme Prosedürü 5.2.7 maddesine uygun olarak belirlenmesi.

Teklif Sunumu

GOLDCERT, KDV’siz olarak her bir ücret kaleminden (+) (-) 200 TL ilave veya indirim hakkına sahiptir.

Tetkik türlerine göre aşağıdaki ücret kalemleri toplanarak teklif oluşturulmaktadır.

– İş geliştirme tarafından teklif oluşturulur. Belgelendirme teklifleri 3 yıllık dönem için verilir. Bu teklifler kapsamında belgelendirme ve periyodik gözetim tetkikleri yer alır. Tüm teklifler ile beraber Genel Hizmet Şartları dokümanı da kuruluşa iletilir. Genel Hizmet Şartları ayrıca GOLDCERT web sitesinde yayınlanarak kuruluşların erişimine açık hale getirilmiştir. Genel Hizmet Şartları teklifin ayrılmaz bir parçasıdır.

Ek Ücretler: Ulaşım, konaklama, iaşe giderleri ile ek sertifika talebi, ek
bayrak talebi gibi durumlarda talep edilen ücretlerdir. Basılan sertifikanın
aynısından veya farklı dillerde talep edilen her sertifika için 350 TL, ek masa
bayrağı için 50 TL, ek gönder bayrağı için 75 TL ücret talep edilir. GOLDCERT,
KDV’siz olarak her bir ücret kaleminden (+) (-) 200 TL ilave veya indirim
hakkına sahiptir.

Belgelendirme Sürecinin Başlaması

– Sözleşmenin
hukuki nitelik kazanması ve ileride yaşanabilecek ihtilafların önlenmesi için Teklif
Formu ve Genel Hizmet Şartlarının her sayfası taraflarca imzalanmalı ve imza
altına alındığı tarih yazılmalıdır.

– Teklif teyidinin alınması ile talep sözleşmeye dönüşür. Teklif ve Genel Hizmet Şartlarının kabulü GOLDCERT’e yapılan resmi başvurudur.

– Başvurunun alınması ile dosya Operasyon Bölümü ile mali işlemlerin takip edilmesi maksadıyla Muhasebe bölümüne iletilir. Bundan sonraki tetkik ve belgelendirme faaliyetleri GOLDCERT Belgelendirme Prosedürüne göre gerçekleştirilir.

Tarih                      : 01.06.2022

Revizyon No       : 11